ما هو G Suite وكيف أبدأ؟

جوجل

بواسطةريان دوبي

تاريخ آخر تحديث26 أبريل 2019

G Suite عبارة عن مجموعة من تطبيقات الخدمات السحابية من Google والتي تم تصميمها لمساعدتك في إدارة عملك وإدارته. تتضمن الخدمة إصدارات المؤسسة من تطبيقات المستهلكين الشائعة مثل Gmail وجداول البيانات والمستندات و Google Drive وما إلى ذلك. ستساعدك هذه التطبيقات في التواصل مع عملائك والتعاون مع زملائك ، وإنشاء منتجات (المستندات وجداول البيانات والمزيد) معًا ، وتخزين ملفات وبيانات عملك. كل ذلك عبر الإنترنت.

تكاليف G Suite

أفضل شيء في G Suite هو تكلفته المنخفضة نسبيًا. يتم بيع الخدمة فقط عند الاشتراك (مقابل ترخيص دائم) من $ 6 / mo لكل مستخدم لـ Basic ، حتى $ 25 / mo لكل مستخدم لـ Enterprise.

الاشتراك الأساسي جيد بما يكفي للفرق الصغيرة ، ولكن ضع في اعتبارك أنه لا يوفر سوى 30 غيغابايت من التخزين عبر جميع التطبيقات. اذا كنت تمتلك شركة صغيرة، تمنحك حزمة الأعمال التي تبلغ 12 دولارًا شهريًا لكل مستخدم مساحة تخزين غير محدودة وبعض الأدوات الإدارية الإضافية.

تطبيقات اتصال G Suite

لمساعدتك في البقاء على اتصال مع زملائك ، تقدم Google:

• Gmail: احصل على عناوين البريد الإلكتروني باستخدام نطاق الويب لنشاطك التجاري.
• التقويم: إنشاء تقاويم مشتركة يمكن لأي شخص في المؤسسة رؤيتها.
• التيارات: نظام منتدى لفرقك.
• جلسات Hangout: عقد مؤتمرات آمنة للدردشة والفيديو.

Gmail يعتبر نطاق شركتك هو السبب الأكثر شيوعًا وراء قيام الشركات بشراء اشتراك G Suite.

وهذا يمنح شركتك وفريقك شعوراً بأنك تستخدم نظام بريد إلكتروني داخليًا مجال مشترك على الرغم من أنها تعتمد على السحابة وتستضيفها على خوادم Google.

G Suite تطبيق التقويم يتيح لك إنشاء جداول زمنية وتقاويم مشتركة للمؤسسة بأكملها.

تعد مشاركة التقاويم بالكامل أو دعوة الأشخاص في مؤسستك إلى أحداث معينة أمرًا سهلاً للغاية مع خيارات المشاركة لكل من التقاويم والأحداث.

التيارات أمر رائع للمناقشات مع الزملاء عبر عدة مناطق زمنية. انها Google+ نظيره للشركات. للاجتماعات المخصصة في الوقت الفعلي ، Google Hangouts أمر مفيد جدا.

إذا كنت تعقد اجتماعًا من شبكة Wi-Fi عامة مثل مقهى إنترنت ، فما عليك سوى استخدام الميكروفون لإجراء مكالمة هاتفية صوتية فقط مع فريقك. أو يمكنك النقر على أيقونة الفيديو لبدء مؤتمر فيديو مع فريقك.

إنشاء تطبيقات G Suite

لمساعدتك في الحفاظ على الإنتاجية والإبداع مع زملائك ، تقدم Google:

• المستندات: التعاون مع فريقك على المستندات.
• الأوراق: إنشاء جداول البيانات والتعاون معها ومشاركتها مع فريقك.
• نماذج: إنشاء نماذج على شبكة الإنترنت لجمع المعلومات من زملائك.
• شرائح: إنشاء عروض شرائح عالية الجودة للعروض التقديمية لفريقك.
• مواقع: إنشاء مواقع ويب سريعة وسهلة باستخدام مواقع Google.
• صانع التطبيقات: إنشاء تطبيقات لأتمتة عملك.
• احتفظ: تدوين الملاحظات الشخصية أو مشاركة الملاحظات مع فرقك.
• Jamboard: هذه لوحة بيضاء افتراضية يمكنك استخدامها لإنشاء مرئيات وعصف ذهني مع زملائك.

إن امتلاك العديد من هذه الأدوات الإبداعية في متناول يدك يمكن أن يعزز بالفعل الإنتاجية والإبداع في عملك.

على حد سواء مستندات جوجل وتجعل جداول بيانات Google التعاون مع زملائك أمرًا في غاية البساطة. يمكنك إنشاء هذه ومشاركتها بسرعة مع أي من أعضاء فريقك.

توفر نماذج Google طريقة مناسبة لجمع المعلومات من فريقك بأكمله.

يمكن أن يشمل ذلك استطلاع رأي للموظفين ، أو استطلاع رأي أعضاء الفريق حول أفكار المشروع ، أو حتى جمع البيانات من أعضاء فريقك البعيدين على الطريق.

من السهل جدًا إنشاء نماذج Google باستخدام محرر رسومي بسيط يمكنك نشره على الويب بنقرة واحدة. يتم إدخال جميع البيانات في ورقة Google لسهولة الوصول إليها.

العروض التقديمية من Google هي رد Google عليها مايكروسوفت باوربوينت. باستخدام العروض التقديمية من Google ، يمكنك فعل أي شيء تقريبًا قد تفعله باستخدام Powerpoint. إنها أداة مفيدة لتجميع العروض التقديمية لفريقك الداخلي أو للعملاء الخارجيين والعملاء.

إذا قمت بدمج هذه الأداة مع Google Hangouts ، يمكنك مشاركة شاشتك وتقديم عروض تقديمية افتراضية من أي مكان. هذه ميزة كبيرة على استخدام أدوات Microsoft المستندة إلى سطح المكتب.

تتيح لك العروض التقديمية من Google أيضًا استخدام وظيفة Chromecast المضمنة لإرسال عرضك التقديمي إلى أي تلفزيون تم تمكين Chromecast فيه.

تعد مواقع Google كجزء من G Suite مفيدة للشركات من نواح عديدة. يمكنك تطوير صفحات المعلومات الداخلية الخاصة بك للفريق ، أو السماح للفرق الفردية بتطوير صفحات الويب الخاصة بها لأي استخدام.

إن أداة التطوير لبناء موقع بسيطة للغاية بحيث يمكن لأي شخص إنشاء صفحة ، حتى بدون أي خبرة في البرمجة.

تشتمل مواقع Google على أدوات لـ YouTube والتقويم وخرائط Google والمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والنماذج والرسوم البيانية.

التخزين والوصول والتحكم

التطبيقات النهائية التي تحصل عليها عند الاشتراك للحصول على اشتراك في G Suite هي تطبيقات تساعدك على التنظيم و مشاركة الملفات والحفاظ على التحكم في من لديه حق الوصول إلى تطبيقات G Suite ونوع الوصول إليها يملك.

تتضمن هذه التطبيقات:

• جوجل درايف: قم بتخزين ومشاركة أي نوع من الملفات وتنظيمها في مجلدات.
• Cloud Search: تتيح لك ميزة البحث هذه البحث عن أي شيء عبر جميع منتجات G Suite.
• مشرف: إدارة وصول جميع المستخدمين إلى تطبيقات G Suite ونوع الوصول الذي لديهم.
• قبو: تخزين البيانات والبحث فيها وأرشفتها من جميع تطبيقات G Suite المختلفة.
• التليفون المحمول: إدارة جميع تطبيقات الجوال التي يستخدمها فريقك.

بالنسبة لأي منظمة ، البيانات حاسمة. تساعدك جميع هذه التطبيقات في الحفاظ على بياناتك منظمة ، ويمكن البحث عنها بسهولة ، وستساعدك على استخدام بياناتك بشكل جيد.

من المؤكد أن Google Drive سيصبح تطبيق السحابة الإلكترونية الأكثر شيوعًا الذي يستخدمه نشاطك التجاري. إنه مستودع لجميع ملفاتك ومجلداتك المهمة من جميع تطبيقات G Suite.

جوجل درايف يمنحك السيطرة النهائية على جميع المعلومات الخاصة بك. مع كل ملف أو مجلد ، يمكنك إنشاء أي من سيناريوهات المشاركة التالية:

• شارك على الإنترنت بالكامل باستخدام عنوان URL للمشاركة فقط.
• شارك الملفات أو المجلدات مع أعضاء فرديين من فريقك أو أي شخص في المؤسسة.
• اجعل ملفات أو مجلدات معينة للقراءة فقط.
• قم بتعيين عدد قليل من المحررين المحددين مع حق الوصول للكتابة.
• شارك عبر البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي.

يعد هذا تحسينًا كبيرًا على الطريقة التقليدية لمشاركة الملفات داخل المؤسسة ، والتي تتضمن عادةً إنشاء مجلدات مشتركة على الشبكة.

بدلاً من اضطرار مسؤول تكنولوجيا المعلومات لإدارة الوصول إلى المجلد ، يتيح Google Drive للمستخدمين الفرديين إدارة الوصول العام إلى أي شيء يقومون بإنشائه.

استخدام G Suite لمؤسستك

كما ترى ، يمكن أن تكون G Suite أداة قوية لأي مؤسسة ، حتى لو كانت مجرد شخص واحد أو مؤسسة بأكملها.

يمكن أن تساعدك على خفض التكاليف الإجمالية لتكنولوجيا المعلومات ، وذلك بفضل سهولة الإدارة والوصول إلى السحابة. أفضل ما في الأمر أنه يجمع فريقك بأكمله معًا ، مما يوفر أدوات للتعاون والتنظيم وإنتاجية أفضل بشكل عام للجميع.