كيفية التحكم في البريد الإلكتروني باستخدام الأولوية وعدم الإزعاج

على الرغم من أن قلة ستجادل بأن البريد الإلكتروني أداة لا تقدر بثمن لمعظم المنظمات ، إلا أن المزيد والمزيد من الدراسات تظهر ذلك الكثير من البريد الإلكتروني يمكن أن يسبب مشاكل إنتاجية خطيرة لموظفيها. على سبيل المثال ، تذكر ذلك المستند الذي تم تكليفك بكتابته ، ولكن استغرق الأمر ثلاث مرات أطول مما توقعت لأنه في كل مرة ركزت فيها ، ستصل رسالة بريد إلكتروني جديدة في بريدك الوارد. بدلاً من تجاهلها ، شعرت بأنك مجبر على الرد و BANG!! ذهبت عشر دقائق!

بالنسبة لي ، يحدث هذا كل 5 دقائق في مكتبي (وهذا هو السبب في أن هذه المقالة استغرقت 3 ساعات للكتابة) ، ولن أتفاجأ إذا كان 99 ٪ منكم لديهم قصة مماثلة. لهذا السبب كنت متحمسًا عندما أصدرت Microsoft مكونًا إضافيًا جديدًا لبرنامج Outlook 2007 يسمى: البريد الإلكتروني.

يعتبر برنامج Microsoft Outlook Email Prioritizer هو مجانية التنزيل من Microsoft الجديد أوفيس لاب.

في كلماتهم:

تعبت من التحميل الزائد للبريد الإلكتروني؟ تم تصميم Email Prioritizer لمساعدتك في إدارة التحميل الزائد للبريد الإلكتروني باستخدام ميزة "عدم الإزعاج" وترتيب البريد الإلكتروني. يعمل مع برنامج Outlook 2007 يعمل على خادم Exchange.

المميزات:

• زر "عدم الإزعاج" - إيقاف تلقي البريد الإلكتروني لفترة محددة
• أولويات البريد الإلكتروني - تم تعيين أولوية البريد الإلكتروني استنادًا إلى القواعد الجاهزة للمساعدة في العثور على رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة

كان التثبيت سريعًا وسهلاً:

في المرة الأولى التي تقوم فيها بتشغيل Outlook بعد تثبيت الوظيفة الإضافية الجديدة ، كن مستعدًا للانتظار بضع دقائق أثناء المسح عبر البريد الإلكتروني الخاص بك وتعيين الأولويات المختلفة.

بمجرد فتح Outlook بعد التثبيت ، ستلاحظ وجود شريط أدوات جديد أعلى Microsoft Outlook عميل 2007. الإعدادات مباشرة إلى الأمام. يمكنك تكوين إعداد "الرجاء عدم الإزعاج" في فواصل زمنية مدتها 30 دقيقة تصل إلى 4 ساعات أو حتى اختتام الاجتماع الذي أنت فيه حاليًا (كما هو مقرر في تقويم Outlook الخاص بك.) بالإضافة إلى ذلك ، من شريط الأدوات ، يمكنك أيضًا تكوين كيفية عرض علبة الوارد للبريد الإلكتروني بناءً على الأولويات المعينة لـ رسائل البريد الإلكتروني.

يمكنك إما قبول "قواعد الأولوية" الافتراضية أو تخصيصها لتفضيلاتك عن طريق النقر فوق الزر "خيارات" في شريط أدوات البريد الإلكتروني الجديد ذي الأولوية.

بمجرد الوصول إلى هنا ، تكون الأمور مباشرة إلى الأمام. اضبط الإعدادات وانقر فوق موافق للحفظ.

أستخدم المكون الإضافي في العمل لبضعة أيام حتى الآن. حتى الان جيدة جدا. أستخدم طريقة مختلفة لتحديد أولويات صندوق البريد الخاص بي ولكن ميزة "عدم الإزعاج" كان لها بالفعل تأثير إيجابي للغاية على عادات قراءة البريد الإلكتروني / أوقات المكتب! رائع جدا بالفعل!

8/25/08 تحديث

هذا الصباح ، طُلبت مني بواسطة أداة التحديث التلقائي لترقية أداة البريد الإلكتروني من Microsoft V1.0.818.0 إلى 1.0.820.0. تشير الملاحظات إلى أن التحديث مخصص للمستخدمين الذين ليس لديهم اتصالات بـ Exchange الخوادم: