كيفية كتابة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي لتمكين الموظفين: ممتحن وسائل التواصل الاجتماعي

هل لشركتك سياسة وسائل التواصل الاجتماعي؟

هل الموظفون مرتبكون بشأن ما يمكنهم وما لا يمكنهم نشره؟

يجب أن تلبي سياسات وسائل التواصل الاجتماعي متطلبات الشركة والمتطلبات القانونية ، ولكن يجب أن تتضمن فرصًا مفتوحة للموظفين لدعم جهود وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك.

في هذه المقالة سوف اكتشف كيفية إنشاء سياسة وسائط اجتماعية تطلق العنان لمشاركة الموظفين.

لماذا سياسة وسائل التواصل الاجتماعي؟

تظهر الأبحاث أن غالبية الموظفين على استعداد لمشاركة معلومات الشركة - فهم ليسوا متأكدين مما سيشاركونه لأنهم لا يريدون الوقوع في المشاكل.

سياسة بناءة لوسائل التواصل الاجتماعي على مستوى الشركة سوف تفعل ذلك الإجابة على الأسئلة و تشجيع الموظفين على إضافة الدعم على وسائل التواصل الاجتماعي متى أمكن.

الهدف من هذه المقالة هو مساعدتك على تطوير سياسة ترحيبية وليست ساحقة. فيما يلي تسعة مكونات لسياسة وسائل التواصل الاجتماعي الفعالة والقوية.

# 1: فكر في ثقافة الشركة

تم بناء ثقافة شركتك على مر السنين. يحدد معتقدات الشركة وسلوكياتها وتوقعاتها. ضع ذلك في الاعتبار أثناء الاستعداد لكتابة (أو إعادة كتابة) سياسة وسائل التواصل الاجتماعي.

اكتشف سياسات الشركة الأخرى (مثل الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات) التي قد تتداخل مع جهود وسائل التواصل الاجتماعي الجديدة.

سواء كانت تلك السياسات الحالية تغطي المعلومات السرية أو المضايقات أو التكنولوجيا أو حفظ السجلات أو أنشطة أخرى ، تأكد من ذلك تعرف على تلك التي تتوقع دمجها في مبادئ وسائل الإعلام الاجتماعية.

يصبح السؤال الآن كيف تخطط لدمج تلك السياسات (ربما الصارمة) مع سياسة جديدة تهدف إلى تشجيع المزيد من مشاركة الموظفين على وسائل التواصل الاجتماعي؟

يجب أن تنتقل التوقعات الحالية للشركة إلى السياسة الجديدة لتجنب الارتباك والمشاركة الزائدة ومخاطر الشركة.

# 2: احصل على الشراء التنفيذي والإداري

قم بإعداد اجتماع ودعوة أصحاب المصلحة الرئيسيين داخل مؤسستك والمندوبين من الإدارات اللازمة. على الأقل ، تأكد من لديهم ممثلين عن الموارد البشرية والقانونية والاتصالات وتكنولوجيا المعلومات.

خلال الاجتماع، مناقشة كتابة السياسة وعملية الموافقة. التأكيد على إمكانات الموظفين النشطين اجتماعيا—أهمية مشاركة إعلانات المنتجات وعمليات الإطلاق ، والاستماع والمشاركة المحتملة في الخطوط الأمامية ومشاركة إعلانات التوظيف.

أعد التأكيد على نقاطك من خلال مشاركة قصص النجاح من الشركات مع الموظفين المتمكنين اجتماعيًا مثل Dell أو Cisco أو غيرهم من ذوي الصلة بمكانتك.

# 3: تحديد النطاق

تبدأ السياسة المكتوبة جيدًا بخطة ثابتة. يوجه تحديد نطاق سياسة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك العملية برمتها وأي تغييرات لاحقة.

أجب عن هذه الأسئلة: هل تريد الشركة سياسات متعددة للتعامل مع مختلف الإدارات والشبكات؟ سياسة مفصلة واحدة مشتركة ؛ أو سياسة عامة واحدة لتطبيقها على الشركة ككل?

كما تقرر ، ضع في اعتبارك أن السياسة التي تكتبها تخص "الموظفين العامين. " يجب أن تكون هناك سياسة منفصلة تنطبق فقط على فريق وسائل التواصل الاجتماعي (مع مساحة إضافية لأنهم يقودون المشاريع). يجب أن تتضمن سياسة فريق وسائل التواصل الاجتماعي على الأقل دليل أسلوب وكتيب قواعد واستراتيجية داخلية.

يمكنك ترك هذه الأحكام الخاصة خارج سياستك العامة لإبقائها قصيرة.

رقم 4: قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية

يستغرق التنقل في كيفية تأثير قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية على سياسة الوسائط الاجتماعية لشركتك وقتًا ، ولكنه أمر ضروري. أنت لا تريد أن يتم تغريمك لعدم الالتزام بالقانون.

ابحث في NLRB وقوانين العمل الفيدرالية الأخرى التي قد تحمي منشورات وسائل التواصل الاجتماعي. لجنة التجارة الفيدرالية لديها قواعد حول كيفية الكشف عن المصادقات والمراجعات والمواقف الأخرى التي يتم فيها تقديم المنتج أو الدفع للإشارات الاجتماعية. قوانين أخرى حظر بنود عدم الانتقاص في عقود العملاء عبر الإنترنت.

ترقب مخاوف أصحاب المصلحة ورؤساء الأقسام. على سبيل المثال ، بينما تقوم بعض الشركات بتطوير سياسات وسائل التواصل الاجتماعي ، فإنها تدعي أنها تحتاج إلى الوصول إلى أسماء المستخدمين وكلمات المرور الشخصية لوسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالموظفين لضمان الحفاظ على سرية الشركة.

سنت ثماني عشرة ولاية قوانين تحظر على أصحاب العمل طلب أسماء مستخدمين أو كلمات مرور: Maine and Wisconsin (2014)؛ أركنساس ، كولورادو ، إلينوي ، نيفادا ، نيو جيرسي ، نيو مكسيكو ، أوريغون ، يوتا ، فيرمونت وواشنطن (2013) ؛ كاليفورنيا وديلاوير وإلينوي وماريلاند وميشيغان ونيوجيرسي (2012).

المؤتمر الوطني للمجالس التشريعية للدولة يحتوي على بعض أفضل التفاصيل حول قيام الدول بسن هذه القوانين والنظر فيها. المجلس الوطني لعلاقات العمل "يحمي حقوق الموظفين في العمل معًا لمعالجة ظروف العمل ، مع أو بدون نقابة ، بما في ذلك المناقشات على وسائل التواصل الاجتماعي لهذه الأغراض".

بالمختصر، تأكد من التحدث إلى القسم القانوني للتأكد من أنك لا تنتهك حقوق الموظفين.

رقم 5: توضيح قواعد السياسة

هدفك ، بالطبع ، هو تمكين الموظفين ليكونوا نشطين على وسائل التواصل الاجتماعي قنوات و دعم الشركة بطرق إيجابية. بينما تمضي قدمًا ، قد تجد أن الموظفين غالبًا ما يكونون على استعداد للمساعدة في مشاركة معلومات الشركة ، لكنهم قد لا يعرفون ماذا يشاركون أو كيف.

تستطيع ساعدهم من خلال توضيح المشكلات المعروفة وطرح أسئلة إضافية حول وسائل التواصل الاجتماعي.

يضمن التعهيد الجماعي لهذه الأسئلة أن يكون الجميع على نفس الصفحة. على سبيل المثال ، قد تعتقد أن الموظفين لديهم أسئلة حول مشاركة صفحات ويب معينة ، بينما في الواقع لديهم أسئلة أساسية أكثر - هل يجب أن تعجبهم صفحة الشركة على Facebook؟ هل يمكن للشركة رؤية أو تكليف منشوراتها الشخصية؟

أجب عن الأسئلة الأكثر شيوعًا في المستند الخاص بك.

رقم 6: العنوان المهني والاستخدام الشخصي

هناك مجموعة من الأسئلة التي يجب مراعاتها فيما يتعلق بالاستخدام المهني والشخصي لوسائل التواصل الاجتماعي. متى يمكن للموظفين استخدام وسائل التواصل الاجتماعي خلال يوم العمل؟ هل يُسمح لهم بنشر تحديثات شخصية خلال ساعات العمل (على سبيل المثال ، أثناء الغداء أو في فترة الراحة)؟

حدد مدى الاستخدام المقبول لوسائل التواصل الاجتماعي في المكتب. لدى بعض الشركات سياسات مزدوجة بناءً على نوع الموظف - على سبيل المثال ، يمكن للمهنيين الإداريين والمكاتب الخلفية استخدام وسائل التواصل الاجتماعي خلال ساعات العمل ، لكن الموظفين كل ساعة ليسوا كذلك.

يجب أن يكون لدى الأقسام المعنية بشكل مباشر بالتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي أحكام تسمح لها بالوصول إلى قنوات التواصل الاجتماعي حسب الحاجة.

حدد ما إذا كان الموظفون بحاجة إلى الكشف عن ارتباطهم بالشركة عند نشر معلومات الشركة. قم بتضمين معايير النشر المقبولة للأشخاص الذين يمكن اعتبارهم ممثلين لشركتك على وسائل التواصل الاجتماعي.

شجع التحديثات الشخصية المناسبة (بعد ساعات) عند تضمين مراجع الشركة. تذكر أنه لا يمكنك تنظيم ما يفعله الموظفون في أوقات فراغهم ، ولكن يمكنك تقديم اقتراحات.

رقم 7: اجعلها قصيرة

لقد تشاورت حتى الآن مع اللاعبين الرئيسيين ؛ سياسة الشركة التي تم البحث عنها وقوانين الولاية والقوانين الفيدرالية ؛ أسئلة الموظف التي تم جمعها ؛ ووضع مبادئ توجيهية لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي خلال ساعات العمل.

يمكن أن تملأ هذه القدر الكبير من المعلومات ملفًا أو اثنين بسهولة. بالنسبة إلى سياستك الشاملة ، لا بأس بذلك - ويجب أن يكون لديك نسخة منها موجودة في الأقسام المناسبة.

ومع ذلك ، إذا وزعت هذه السياسة الشاملة على الموظفين ، فمن غير المرجح أن يقرؤوها - سينتهي بهم الأمر على رف في مكان ما يتجمع فيه الغبار.

والأهم من ذلك ، إذا تجاوزت إرشادات الوسائط الاجتماعية صفحتين ، فمن المحتمل أن يشعر معظم الموظفين بالارتباك وسيقل احتمال مشاركتهم في جهود وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة.

التقطير الأكبر السياسة إلى مبادئ توجيهية قصيرة وسهلة الفهم. في الواقع ، لدى فورد صفحة واحدة التي تغطي أهم الأجزاء من سياستها العامة.

أنشأت KPG مقطع فيديو مدته أربع دقائق يشرح إرشادات الوسائط الاجتماعية الخاصة بهم. تعرف أول دقيقتين الموظفين على وسائل التواصل الاجتماعي وكيفية استخدامها للتواصل المهم مع العملاء. عند الساعة 2:30 ، يذكرون بإيجاز كيفية تمثيل الشركة على تلك القنوات.

نصيحتي لتقليل حجم سياستك: بدلاً من تضمين قواعد محددة حول السرية أو المضايقة أو المجالات الأخرى التي تمت تغطيتها بالفعل من خلال السياسات الحالية ، أذكرها بإيجاز وشجع الموظفين على قراءة تلك السياسات بشكل منفصل.

تجنب القواعد المعقدة حتى يتم تمكين الموظفين بدلاً من الخلط.

# 8: تدريب الموظفين

حتى بعد توزيع نسخة قصيرة من إرشادات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك ، ستحتاج إلى ذلك خذ الوقت الكافي لتدريب الموظفين.

هذا التدريب سيكون بلا شك تشمل مناقشات صريحة حول القيود. افصل أي سلبية متصورة عن طريق تضمين عناصر ملهمة وتمكين.

اجعل وسائل التواصل الاجتماعي ذات صلة بالموظفين من خلال توضيح أنها مفيدة بالفعل للأعمال—يساعد على تسريع دورات المبيعات وزيادة معدلات الإغلاق. قد لا يدرك الموظفون أن متوسط ​​مستخدم Facebook في الأربعينيات من العمر - وليس 14 عامًا.

يساعد تضمين هذه العناصر في تحفيز الموظفين للبدء في التواصل الاجتماعي.

# 9: إطلاق سياسة وسائل التواصل الاجتماعي

هل تحب الكيك بالطبع - الجميع يفعل. احصل على حفل إطلاق سياسة وسائل التواصل الاجتماعي لإثارة حماسة الناس وزيادة الوعي حول تركيزك المتجدد على مشاركة الموظفين.

امنح جوائز للأشخاص المشاركين بالفعل في الشبكات الاجتماعية. يمكنك حتى gamify المشاركة عن طريق إنشاء تعقب وسائل التواصل الاجتماعي على الإنترانت. تعرف على أفضل نجوم وسائل التواصل الاجتماعي في رسائل البريد الإلكتروني للشركة أو أرسل جوائز (إذا كانت لديك الميزانية).

اذا أنت اجعلها ممتعة، سيرغب الناس في المشاركة!

انتهى اليك

إن صياغة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي التي تلبي قيود الشركة والقيود القانونية ، وتمكّن الموظفين وتكون قصيرة وحلوة هي مهمة كبيرة.

تتطلب إدارة تطويره الاستماع إلى عدد من المساهمين وتقطير الأجزاء المهمة في ملف سياسة قصيرة وسهلة الفهم تقلل من المخاطر على الشركة وتمنح الموظفين الحرية في دعم شركة.

يمكن للسياسة الجديدة أن تكون صرخة حاشدة مساعدة الموظفين في جميع أنحاء المؤسسة على فهم وسائل التواصل الاجتماعي وزيادة النشاط والمساعدة في إنشاء شركة أكثر نشاطًا اجتماعيًا.

ما رأيك؟ هل أنشأت سياسة وسائل التواصل الاجتماعي للشركة؟ ما العناصر التي قمت بتضمينها؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه!