لماذا أكره البيانات اللاورقية وكيفية التعامل معها

كيف

بواسطةديف جرينباوم

آخر تحديث في23 يوليو 2019

كل أسبوعين ، يبدو أنني أشعر بتجربة شركة تشجعني على التحول إلى الفواتير غير الورقية. سوف يرشووني ، لكنني تعلمت الطريقة الصعبة لمحاربة هذه "الراحة" وأختار دائمًا فاتورة حقيقية. عندما خسرت المعركة ، طورت بعض الاستراتيجيات المفيدة لمنع المشاكل.

عرض المبيعات للفواتير غير الورقية

أسمع كل شيء. الورق محفوف بالمخاطر. يمكن لشخص ما انتزاع فاتورتك من صندوق البريد الخاص بك وسرقة هويتك. يمكنهم سرقتها من سلة المهملات الخاصة بك. أوه لا! بالطبع ، بمجرد أن يروا الفاتورة ، قد يدركون أنه ليس لديهم الكثير لسرقة. الورق غير مريح. أكوام من الورق تتراكم ويجب التعامل معها. إذا كنت تكره الفوضى ، فأنت تكره الورق. أنت تكره مشقة فتح مظروف ورقي وقراءة فاتورة. يمكنك الحصول على ورقة! الأهم من ذلك كله ، أن الورق هو الأفضل للبيئة. الورق الأقل يعني قتل أقل للأشجار.

كل هذه الفوائد لها بعض الحقيقة لهم. قد يسرق لص من المعلومات من صندوق البريد الخاص بك ويسبب مشاكل. يمكنهم الحصول على أرقام الحسابات واستخدامها في عملية احتيال هندسية اجتماعية مستهدفة. تتكدس الورقة. أعلم أنه يجب علي تقديم هذه الأشياء كل شهر. كما أحترم الجوانب البيئية للبيانات الإلكترونية. أعيد تدوير كل شيء ، وأنا

أكره البريد غير المرغوب فيه.

البيع الناعم والبيع الصعب لتجعلك تتحول

بعض البائعين يقدمون البيع المرن. سيدخلونني في رسم لمنتجات أو خدمات مجانية. أخبرتني شركة AT&T مؤخرًا أنه يمكنني الحصول على نقاط كثيرة مقابل فاتورتي ، ولكن فقط إذا قمت بإجراء الفواتير الورقية. عرضت لي أماكن قليلة اعتمادات البيان أو بطاقات الهدايا. ما زلت صمدت.

الأمر الأكثر صعوبة هو أنني لا أستطيع تنزيل البيانات المالية إلى خدمات مثل Mint أو Quicken إلا إذا أصبحت بلا أوراق. يتقاضى مصرفي الآن رسومًا بقيمة 2.00 دولارًا إذا كنت أرغب في الحصول على كشف حساب كل شهر. أعتقد أن الورق مكلف للغاية بالنسبة لهم.

الحجة ضد الفواتير اللاورقية

المركز الوطني لقانون المستهلك (NCLC) تحليل الفواتير اللاورقية ووجدت أن المفهوم غير مناسب للمستهلكين. بعض الأسباب واضحة مثل الوصول إلى النطاق العريض والدهاء التقني للمستهلكين الأكبر سنا.

حتى الأذكياء في مجال التكنولوجيا يجب أن يكونوا حذرين من الفواتير الورقية. كلنا غارقون في البريد الإلكتروني. للوهلة الأولى ، لا يمكنك معرفة ما إذا كانت هذه فاتورة أو عرض ترويجي في البريد الإلكتروني. إذا لم تكن حريصًا على إلغاء الاشتراك في الرسائل التسويقية ، فقد لا تتمكن أنت أو فلتر الرسائل غير المرغوب فيها من معرفة الفرق.

بالحديث عن الأشياء الصغيرة ، نظرًا لأن المزيد من الأشخاص يتحققون من البريد الإلكتروني على الهاتف المحمول ، فمن الصعب قراءة هذه العبارات. إذا كانت فاتورتك غير الورقية عبارة عن ملف pdf ، فستحتاج إما إلى رؤية غير عادية أو أيدي ثابتة لقرص كل شحنة وتكبيرها. على الأرجح ، سترى "تبدو جيدة" وتنتقل إلى البريد الإلكتروني التالي. إذا كانت فواتيرك تعمل بنظام الدفع التلقائي ، فليس لديك الكثير من الأسباب لقراءة كشوف حسابك. هذا "الراحة" يجعلك تفوت الأخطاء التي تكلفك المال. إذا كان اللص يختبر بطاقتك الائتمانية ، فهل ستتمكن دائمًا من رؤية هذه الرسوم الصغيرة؟

تذكّرنا الفواتير الورقية بأن هناك فاتورة مستحقة. عندما تحصل على تلك الورقة ، يكون لها تاريخ استحقاق عليك الاهتمام به. يمكنك نشره في الثلاجة أو تفويضه إلى زوجك أو محاسبك. الفوضى والمناولة أو الورق ميزة وليس خطأ. تساعد هذه الميزة أفراد عائلة كبار السن على تتبع الفواتير.

أخيرًا ، يشير NCLC إلى أن الورق هو سجل دائم لحسابك. عندما يكون هناك نزاع ، لديك لقطة موقوتة. إذا ارتكبوا خطأ ، فلديك دليل على دفع الفاتورة. إذا كنت تخضع للتدقيق ، فلديك نسخ ورقية من كل شيء. في حالة وفاة المستهلك ، يساعد هذا السجل الدائم أفراد العائلة في العثور على الحسابات المفقودة.

عندما تكون جميع بيانات الحساب إلكترونية ، فإنها تخضع لجميع مخاطر أجهزة الكمبيوتر ورسائل البريد الإلكتروني. إذا فقدت إمكانية الوصول إلى بريدك الإلكتروني بسبب اختراق مخترق أو كلمة مرور ، فستفوتك هذه الفواتير الإلكترونية. يشير البائعون إلى أن البريد المادي يمثل خطرًا. من المرجح أن يكون لديك بريد إلكتروني تم اختراقه أو اعتراضه من أي شخص يذهب إلى بريدك البريدي. إذا اتخذنا هذا السيناريو الخاص بوفاة أحد أفراد العائلة ، فقد يستغرق الأمر أسابيع للوصول إلى بريده الإلكتروني. الفواتير والبيانات المادية ستستمر رغم ذلك ، ويمكن لأي شخص فتحها.

حتى إذا كنت مجتهدًا واحتفظت بملفات PDF لجميع فواتيرك ، فقد يكون من الصعب العثور عليها. معظم العبارات التي أنزلها لها أسماء عامة مثل "statement_03_05_16" أو شيء آخر مشفر. يمكنني استخدام Spotlight على جهاز Mac للعثور عليهم ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا.

تجربتي الرهيبة مع الفواتير الورقية

لدي القليل. سأبدأ بمعالجة بطاقة الائتمان لنشاطي التجاري. لم تقدم تلك الشركة خيار البيانات المادية. كلها متصلة بالإنترنت. في أحد الأيام قرروا إغلاق حسابي بشكل عشوائي. لست متأكدًا من السبب ، لكنني أعتقد أن هذا له علاقة بتجميد الأمان الذي أضعه على رصيدي. لقد فقدت الوصول إلى جميع قسائم الإيداع السابقة. لم أقوم بالتوفيق لبضعة أيام وتم حظر معلوماتي. لم أكن أعرف من الذي دفع مقابل عملي. أفضل ما ستقوم به شركة المعالجة هو إخباري عبر الهاتف. كما لم يكن لدي شيء لأقدمه لمحاسبتي عن ضرائب نهاية العام. لحسن الحظ ، كان كل شيء في Quickbooks ، وكان لدي إيصالات داخلية لإعادة إنشاء كل شيء. كان يجب أن تعلمني تلك الحادثة أن أصنع ملفات PDF من كشوف حسابي ، لكنها لم تفعل ذلك.

بعد تحول كوستكو من أمريكان إكسبريس إلى سيتي بنك ، أحرقت بفاتورة غير ورقية مرة أخرى. لقد كنت مجتهدًا وكان لدي ملفات PDF الخاصة بي من كل شهر. ثم انشغلت ونسيت لبضعة أشهر. عندما ذهبت لتنزيله ، ضربت هذه الشاشة.

لحسن الحظ ، كانت هذه المعلومات في حساب Citibank ، لذلك كانت أزمة تم تجنبها. جعلني هذا الحادث يصرخ في حاسوبي (وأنا) حول مسؤوليتي عن الفواتير غير الورقية.

في مرة أخرى كان لدي نزاع مع مكتب طبيبي. غيروا شركات الفوترة. فجأة كان لدي فاتورة منذ 4 سنوات يقولون أنها لم تدفع. ثم هددوا بجمع. بالطبع ، لم أتمكن من الوصول إلى نظام الفوترة القديم عبر الإنترنت ، على الرغم من أنهم ذكروا أنهم يمكنهم ذلك. لم يكن حتى أرسل لهم نسخة من الفاتورة بالفاكس حتى يتمكنوا من إزالة الرسوم. اضطررت إلى إرسال الفاكس لأنهم لا يقبلون رسائل البريد الإلكتروني ، على الرغم من إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني. إذهب واستنتج.

موقفي ليس فريدًا. عندما تغلق حسابًا ، تفقد عادةً الوصول إلى تلك المعلومات التاريخية. إذا اكتشفت مشكلة في وقت لاحق ، مثل التكلفة الزائدة ، فقد تواجه مشكلة في إثبات براءتك. واجه صديق لي هذه المشكلة عند إعادة جهاز فك التشفير إلى شركة الكابلات الخاصة به. تم تعيين فاتورته على الدفع التلقائي من خلال مصرفه ، وكانت فاتورته الأخيرة 200 دولار إضافية. حاول الاتصال بشركة الكابلات ، لكنه لم يكن لديه رقم الحساب ، ولم يتمكنوا من العثور على أي معلومات عنه. يمكن لممثل خدمة العملاء فقط العثور على عملاء نشطين. لم يكن الأمر كذلك حتى انتقلت إلى المجموعات التي تم حلها.

الطريقة الصحيحة لقبول الفواتير الورقية

إذا لم يكلفك ذلك ، تجنبها

بصفتي مناصرة البيئة ، أكره الورق الزائد. لجميع الأسباب المذكورة أعلاه والتفاصيل الواردة في مقالة NCLC ، سأختار دائمًا الورق. لن يقنعني أي مبلغ من الرشوة بالتبديل. إذا جعلتني أدفع ، فمن المرجح أن أتراجع. سأقوم بتمزيق هذه البيانات وإعادة تدويرها بعد بضع سنوات ، لذلك ما زلت أكون بيئيًا إلى حد ما.

إلغاء الاشتراك في رسالة التسويق وإنشاء فلاتر البريد الإلكتروني

تتمثل إحدى مشاكل بيانات البريد الإلكتروني في فرز رسائل المعاملات المشروعة من الرسائل الترويجية. تحقق من سياسة كل شركة بشأن الرسائل التسويقية و إلغاء الاشتراك أو إلغاء الاشتراك من أكبر عدد ممكن. لا تضع علامة عليها كرسائل غير مرغوب فيها فقط في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ؛ قد يتعامل برنامج بريدك الإلكتروني مع جميع الرسائل الواردة منها كرسائل غير مرغوب فيها. هذا يعني أنك ستفتقد بيانك.

عادةً ما تحتوي رسالة البريد الإلكتروني مع كشف الحساب على نفس سطر الموضوع. أضع علامة على هذه الرسالة لعدم الدخول إلى البريد غير المهم. لقد قمت بتعيين Gmail لمنح هذه الرسالة تسمية ونجمة مخصصة ، لذلك سأتذكر دائمًا التحقق منها.

قم بإعداد التذكيرات لتنزيل (ودفع) الفواتير

إذا كنت تعمل بنظام الفواتير الورقية ، فلن تتلقى تذكيرًا في البريد البريدي بأن الفاتورة مستحقة. نظرًا لأن العديد من الأشخاص يقومون بالدفعات التلقائية من خلال حوالة مصرفية أو بطاقة ائتمان ، فقد تتجاهل كشف الحساب الشهري بالكامل. لا ترتكب هذا الخطأ. ستواجه خطر فقدان المشاكل في حسابك.

بدلاً من ذلك ، تعامل مع هذا البريد الإلكتروني الشهري مثل موعد في التقويم الخاص بك. قم بتعيينه كموعد متكرر لتنزيل كشوف حسابك من البائع. إذا أرسلوا إليك الفاتورة عبر البريد الإلكتروني ولم يكن لديك أي شيء لتنزيله ، فقم بتحويل هذا البريد الإلكتروني إلى ملف PDF وتنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. الاحتفاظ به في بريد إلكتروني ليس آمنًا بما فيه الكفاية إذا كنت قد تفقد الوصول إلى حساب بريدك الإلكتروني. كل شهر تحتاج إلى تنزيل بيان. وإلا ، فستواجه جميع المشاكل المحتملة المذكورة سابقًا. لا تحتاج إلى طباعتها ، ولكن لا يمكنك الوثوق في إمكانية الوصول إلى المعلومات عند الحاجة إليها. لهذا ستحتاج للسيطرة.

لا يحتوي حساب استثمار التقاعد الخاص بي على فاتورة بحد ذاتها ولكنه يحتوي على كشف حساب شهري. أقوم بتعيين تذكير كل شهر لتنزيل تلك المعلومات. على الرغم من أنهم يرسلون لي بريدًا إلكترونيًا لتذكيري بتنزيل البيان ، إلا أنني أحب أن أكون استباقيًا.

فرز وتصنيف تلك البيانات التي تم تنزيلها

بعد تنزيل تقرير ، فإن الشيء التالي الذي أقوم به هو تغيير اسم الملف الذي تم تنزيله. يمكنك إنشاء استراتيجيتك الخاصة ، لكن ملكي هو اسم المورد ، ثم آخر أربعة من رقم الحساب ثم التاريخ. على سبيل المثال ، قد يكون كشف حسابي المصرفي Bank_1234_01_12_16.pdf. ثم أقوم بإنشاء مجلد لكل حساب ونقله إلى هناك. حصلت على بقعة واستخدمت بندق لنقلها إلى المجلد بناءً على التاجر.

عمل نسخة احتياطية جهاز الكمبيوتر الخاص بك

أعلم أنك كنت قال هذا مرات عديدة، ولكن قد نكررها أيضًا. في حين أنه من غير المحتمل أن يتم إتلاف سجلاتك الورقية ، فقد يتعطل محرك الأقراص الثابتة أو قد يصاب جهاز الكمبيوتر الخاص بك بفيروس. إذا لم تقم بعمل نسخة احتياطية ، فلن يكون لديك بيانات البيان التاريخي إذا كانت كلها إلكترونية.

جرب برامج الإدارة المالية مثل Mint أو Quicken

حتى إذا كان لديك تقارير تم تنزيلها ، فقد يكون من الصعب العثور على معاملة. أنا أحب الأمن المضافة التي برنامج عبر الإنترنت يتحقق من بياني بالنسبة لي. عندما واجهت مشاكل مع حسابي في Costco ، تمكنت من العثور على الأشياء التي احتاجها في Mint.

قبول ما لا يمكنك تغييره

تنتقل المزيد من الشركات إلى هذه الاستراتيجية اللاورقية ، مما يدفع عبء إدارة الحساب عليك. إذا قمت بدورك في إدارة هذه البيانات ، فسوف تحمي أصولك. الورق غير الورقي ليس أكثر أمانًا أو ملاءمة من الورق ، ولكنه التحول الحتمي للتكاليف.