كيفية إعداد سير عمل Instagram DM: ممتحن الوسائط الاجتماعية

هل تتساءل عن كيفية إدارة جميع رسائل Instagram المباشرة (DMs) التي تتلقاها بشكل أفضل؟ هل تريد استخدام الرسائل المباشرة للتواصل مع المتابعين والعملاء؟

في هذه المقالة ، ستتعلم كيفية إعداد سير عمل Instagram DM الذي يتيح لك إدارة الرسائل المباشرة للأعمال بشكل احترافي وناجح.

# 1: حدد نغمة ردود Instagram DM

يعتقد الكثير من الناس أن تأثير العلامة التجارية يحدث أثناء محادثة العميل مع شركة ما ، ولكن في الواقع الشعور المتبقي الذي يبتعد عنه الناس هو الذي يحدد هويتك كعلامة تجارية. لهذا السبب من المهم أن تحدث مع فريقك حول الطريقة التي تريد أن يشعر بها الأشخاص بعد تفاعلهم مع موظفيك الذين يواجهون العملاء.

إذا كنت ترغب في ترك انطباع احترافي للعملاء ، فيمكنك توجيههم إلى عنوان بريد إلكتروني لمواصلة محادثة رسمية. سيعمل هذا بشكل مثالي إذا كنت بحاجة إلى إشراك أشخاص آخرين في المحادثة أو الاعتراف رسميًا بشكوى.

إذا كنت تريد أن يفكر الناس في علامتك التجارية على أنها ودية وممتعة ، فيمكنك الإجابة على سؤال العميل باستخدام الرموز التعبيرية

أو العامية أو ملفات GIF أو بعض الدردشة المرحة. تأكد من أن كل من يتعامل مع Instagram DMs (وعملك الأوسع) يعرف ويفهم الانطباع الذي تريد تركه.

إليك ما قمنا بلصقه على ملصق في مكتبنا: "تخيل أنك جالس في حانة على السطح عند الغسق تتناول كوكتيلًا وتضحك مع صديقك المفضل. أنت تشرح كيفية استخدام Instagram تحت شجرة مغطاة بأضواء خرافية. أنت مشجع ، ملتوي ، مدروس ومفيد ، وليس معلمًا تقليديًا جدًا ".

إذا كنت تستخدم Instagram بالفعل لفترة من الوقت ، فإن إعادة النظر في الأساسيات يمكن أن تعيد ضبطك لتحقيق نجاح أقوى مع الرسائل المباشرة.

# 2: إنشاء سير عمل Instagram DM

مع فريق أصغر من عدد قليل من الأشخاص ، يمكنك تجربة عدد من الخيارات لمشاركة صندوق الوارد الخاص بك على Instagram. فمثلا:

• شخص واحد يغطي أيام الأسبوع وشخص آخر يغطي عطلة نهاية الأسبوع.
• اقسم الأسبوع إلى نصفين واجعل كل شخص يدير قطعة واحدة.
• قم بتعيين أيام الأسبوع لأشخاص مختلفين لإدارة جميع Instagram DMs.

مع نمو نشاطك التجاري وفريقك ورسائلك المباشرة ، ستحتاج إلى تنفيذ سير عمل أكثر إحكامًا لإدارة بريدك الوارد. أحد الأساليب التي يمكن أن تساعد في استخدام نظام العلامات في Instagram.

إذا كنت تنتظر ردًا من أحد العملاء أو كنت بحاجة إلى مساعدة من عضو آخر بالفريق قبل الرد ، فاستخدم علامة. أعلم أنه من الشائع الاحتفاظ بالعناصر المميزة بعلامة "غير مقروءة" ، ولكن عند مشاركة حساب أو تشغيل حساب عميل ، ليس من غير المألوف أن يتسلل شخص ما لمعرفة ما يحدث وينسى بطريق الخطأ وضع علامة على الرسالة على أنها غير مقروءة مرة أخرى. العلم يبقيه نظيفا للجميع.

إليك كيفية استخدام نظام العلم لـ Instagram DMs الخاصة بك. للإبلاغ عن محادثة ، افتح محادثة DM و اضغط على أيقونة العلم.

للعثور على المحادثات التي أشرت إليها ، انتقل إلى صندوق الوارد الخاص بك على Instagram. ثم انقر فوق الرمز الموجود على يمين مربع البحث و حدد تم وضع علامة عليه من القائمة المنبثقة. الرسائل التي تم وضع علامة عليها بها مثلث برتقالي في الزاوية العلوية اليمنى.

هناك العديد من الطرق لإدارة الرسائل في صندوق الوارد الخاص بك على Instagram. قد ترغب أنت وفريقك في تجربة تقنيات مختلفة لمعرفة الأفضل بالنسبة لك.

إذا تعذر الرد على شيء ما داخل البريد الوارد أو كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت للتحقيق ، اطلب من المستخدم عنوان بريد إلكتروني حتى تتمكن من تعيين بطاقة استكشاف الأخطاء وإصلاحها نيابة عنهم. دعهم يعرفون أنك ستحدثهم في أقرب وقت ممكن. يمكن للمستخدمين معرفة ما إذا كنت قد قرأت رسالتهم ، لذلك من المهم أن تقر بأنه قد تم سماعهم وأنك بحاجة إلى بعض الوقت الإضافي للتحقيق.

تذكر ، تقع على عاتق الفريق مسؤولية ضمان مسح الرسائل المباشرة هذه من البريد الوارد وحلها.

# 3: تعيين وقت اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)

أصبحت وسائل التواصل الاجتماعي بشكل متزايد عالمًا من الإشباع الفوري. لحسن الحظ ، لا يزال معظم الناس يفهمون أنه من المستحيل على الأنشطة التجارية الجلوس على Instagram طوال اليوم للإجابة على الأسئلة على الفور.

من الأهمية بمكان أن يكون لشركتك اتفاقية مستوى الخدمة وأن تلتزم بها. أوصي بعدم قضاء أكثر من 6-10 ساعات للرد على رسالة مباشرة على Instagram (هذا هو المكان الذي يساعد فيه وجود فريق). بالطبع ، قد تعتمد سرعة الرد على نوع الطلب.

إذا كان المستخدم جاهزًا للشراء ولكنه يحتاج إلى طرح سؤال سريع أولاً ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك استجب على الفور للاستفادة من عمليات الشراء الاندفاعية. ولكن إذا كان المستخدم يواجه مشكلة لم يتم حلها ، فإن الوصول إليها في غضون فترة زمنية معقولة يقلل من مخاطر التعليقات السيئة ، أو الاستدعاء علنًا في المنتديات أو على وسائل التواصل الاجتماعي. يمنحك أيضًا فرصة لتغيير التجربة وإنشاء معجب مخلص.

لسوء الحظ ، يمكن أن يكون الأسرع أفضل. أنا مؤمن بشدة أنك تختار كيفية إدارة يومك ؛ يومك لا يديرك. قم بتعيين الأوقات في التقويم للتحقق من الرسائل المباشرة حتى لا تنزعج من المهمة أو تنسى.

# 4: تنظيم عناصر الرد الجاهزة للاستخدام

بمجرد أن يفهم فريقك مسؤوليته في إدارة Instagram DMs الخاصة بك ، فأنت بحاجة إلى منحهم الأدوات للقيام بعملهم بأكبر قدر ممكن من الفعالية والسرعة. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب تضمينها في مجموعة أدوات Instagram DM الخاصة بك.

اقتباسات العلامة التجارية

تهجى الأقوال الغريبة الشائعة في صوت علامتك التجارية. يمكنك استخدام "Yikes!" عندما لا يسير شيء وفقًا للخطة.

ملفات GIF و GIF والمزيد من ملفات GIF!

بدلاً من اختيار ملف صور GIF يمكنك استخدامه داخل صندوق الوارد الخاص بك على Instagram ، توضيح أنواع ملفات GIF التي لا تريد استخدامها. إذا كنت تريد أن تأخذ رسائلك نغمة محادثة مع صديق ، فقد تستخدم ردود فعل وجهية معبرة وبريق ، ولكن ليس صور GIF لأشخاص يسقطون ويؤذون أنفسهم.

العلامة التجارية Emojis

اختر 10 أو أكثر من الرموز التعبيرية التي تناسب علامتك التجارية واستخدامها باستمرار في جميع مشاركاتك ، قصصوالتعليقات التوضيحية والرسائل المباشرة. ضع في الاعتبار الشعور الذي تخلقه الرموز التعبيرية ، وتنوع الرموز التعبيرية للأشخاص الذين تحددهم ، وتكرار الاستخدام. كل هذه العوامل يمكن أن تعزز رسالة علامتك التجارية.

من خلال توضيح الطريقة التي تريد أن تظهر بها علامتك التجارية في الخارج ، يتمتع فريقك وعلامتك التجارية وصفحتك على Instagram بأفضل فرصة لتكون ساحرة باستمرار.

ردود سريعة

ال الردود السريعة على Instagram ميزة تسمح لك قم بإعداد ردود جاهزة للأسئلة المتداولة من خلال Instagram DMs. المفتاح هو جعل هذه الرسائل تبدو بشرية ، وليس مثلما قمت بنسخ الرسالة ولصقها. يريد المستخدمون أن يعاملوا بطريقة شخصية ، ويمكنهم عادةً شم رائحة استجابة نسخ / لصق على بعد ميل واحد. ستساعد إضافة بعض التخصيص (مثل الاسم الأول) إلى ردودك السريعة.

لاستخدام هذه الميزة ، افتح ملف تعريف الأعمال في Instagram و اضغط على الأيقونة في الزاوية العلوية اليمنى (مع الأسطر الثلاثة عليه). ثم اضغط على الإعدادات في الجزء السفلي من القائمة المنبثقة.

قم بالتمرير لأسفل إلى إعدادات الأعمال و اضغط على الردود السريعة.

ثم اضغط على رد سريع جديد.

الآن اكتب رسالتك و أدخل اسم اختصار / كلمة أساسية تريد استخدامه للرد.

عندما تنتهي ، انقر فوق تم وستتم إضافة ردك إلى قائمة الردود السريعة باسم الاختصار.

خاتمة

قد تكون إدارة صندوق الوارد الخاص بشركتك على Instagram أمرًا صعبًا. إذا لم تكن على رأس الأمور ، فيمكنك ترك العملاء المحتملين يشعرون بالتجاهل ، وعدم سماعهم ، والإرهاق من تجربة التفاعل مع علامتك التجارية.

سواء كنت تدير Instagram DMs بنفسك ، مع فريق ، أو الاستعانة بمصادر خارجية للمهمة ، فأنت بحاجة إلى خطة قوية لضمان ظهورك كشركة عالمية على Instagram.

كلما نشرت على Instagram ، زاد عدد الرسائل المباشرة التي ستتلقاها. بدلاً من تجاهلهم أو الشعور بالقلق أو التغاضي عنهم ، فإن اتباع هذه الخطوات سيساعدك قم بإعداد سير عمل لإدارتها أثناء إنشاء معجبين هذيان (وعملاء أكثر نشاطًا) في معالجة.

ما رأيك؟ ما هو أسلوب إدارة Instagram DM الخاص بك؟ هل لديك أي تقنيات تضيفها إلى هذه القائمة؟ يرجى مشاركة أفكارك في التعليقات أدناه.

المزيد من المقالات حول التسويق عبر Instagram:

• تعرف على كيفية إعداد أزرار إجراءات Instagram للسماح للعملاء بالاتصال بك عبر ملف تعريف عملك.
• اكتشف كيفية إنشاء مقاطع فيديو على Instagram ستتردد صداها مع جمهورك.
• اكتشف سبع طرق لتحسين تفاعلك على Instagram.