كيفية إنشاء نظام مكتب مساعدة مجاني مع IssueBurner و Gmail

لقد كانت إدارة المهام المستندة إلى البريد الإلكتروني مفهومًا كنت مهتمًا به لبعض الوقت ، ومع تقديم خدمة جديدة تسمى IssueBurner، قد يكون الوقت مناسبًا للنظر بجدية في إدارة المهام عبر البريد الإلكتروني. قبل أن يأتي IssueBurner ، كنت قد تعاملت مع فكرة الحصول على مساعد افتراضي (VA) يمكنني أن أستخدمه في جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مهمة أو تذكير أو موعد واطلب منه إضافتها إلى التقويم أو قائمة المهام أو ما أنت. سيكون هذا بالتأكيد استخدامًا مفيدًا لـ VA ، وإن كان ربما أكثر تكلفة مما يستحق. ومع ذلك ، يقوم IssueBurner بأتمتة هذه الوظيفة مجانًا (على الأقل في الوقت الراهن). أعتقد أنني أحب ذلك.

باختصار ، إليك كيفية عمل IssueBurner. يمكنك إنشاء المهام أو القضايا عن طريق البريد الإلكتروني [email protected]. عند القيام بذلك ، يقوم IssueBurner تلقائيًا بإنشاء مشكلة مرتبطة بعنوان بريدك الإلكتروني وأي عناوين بريد إلكتروني مدرجة كمستلمين في إلى: أو نسخة: حقل. يمكنك البدء في إنشاء مشكلات بدون تسجيل ، ولكن عندما تقوم بإنشاء حساب ، يمكنك عرض المشكلات المفتوحة والتعليق على المشكلات. هناك بعض الفوائد الرئيسية لهذا النظام ، والتي أعتقد أنها ستعمل حقًا للفرق التعاونية ومكاتب دعم العملاء:

• كل ذلك يعتمد على البريد الإلكتروني. يمكن إنشاء القضايا وتتبعها كلها عبر نسخة بسيطة:.
• لست بحاجة إلى حساب IssueBurner للمشاركة. وهذا يعني أن جميع العملاء والعملاء يمكنهم الانضمام ، دون إرشادهم خلال عملية الاشتراك (وهي ميتة على أي حال).
• إنه مناسب للجوّال. إذا كان بإمكانك إرسال بريد إلكتروني ، يمكنك حرق مشكلة.
• يساعد على فصل عناصر المتابعة عن رسائل البريد الإلكتروني العادية.
• يعمل مع أي منصة بريد إلكتروني. يتيح لك Outlook و Gmail وبرامج البريد الإلكتروني الأخرى تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام ، لكن IssueBurner يتيح لك مشاركة المشكلات بين جميع أنظمة البريد الإلكتروني الأساسية.

للحصول على أكبر عدد من الأميال من IssueBurner ، سيكون عليك تطبيق القليل من الإبداع. لكن أحد التطبيقات الواضحة التي تتبادر إلى ذهني هو إنشاء مكتب مساعدة. باستخدام IssueBurner ، يمكنك تحويل رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى "تذاكر" وتتبع الحالة والمراسلات مع العميل. سأقتل عصفورين بحجر واحد من خلال توضيح كيفية عمل IssueBurner أثناء إعداد موقع رائع "الخط الساخنمكتب المساعدة. على ال الزبون جانب (أو في حالتنا القراء ، لأنه ليس لدينا عملاء) ، سيكون الأمر بسيطًا مثل إرسال بريد إلكتروني إلى مكتب المساعدة ، والذي قمت بإعداده في [email protected]. ولكن على المدعى عليه الجانب ، هناك القليل من الإعداد المشاركة.

الخطوةالاولى

قم بالتسجيل في IssueBurner. كل ما عليك فعله هو زيارة IssueBurner.com و انقر سجل. امنحهم اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني وستنتهي.

لاحظ أنه ليس عليك بالضرورة استخدام عنوان البريد الإلكتروني الذي ستستخدمه لإرسال طلبات مكتب المساعدة الواردة.

الخطوة الثانية

قم بإنشاء مجموعة في IssueBurner. يمكنك تخطي هذه الخطوة في الواقع إذا كنت تخطط لتخصيص هذا الحساب لغرض واحد ، ولكن إذا كنت ترغب في استخدام IssueBurner للمؤسسات والواجبات الأخرى ، فإن المجموعة هي فكرة جيدة. انقرمجموعات في أعلى اليمين و انقرإنشاء مجموعة.

أدخل اسم مجموعة ومنظمة. لقد اخترت هنا "مساعدة"و"رائع.”

لاحظ أن هذا العنوان لن يكون مرئيًا للجمهور. بدلاً من ذلك ، سيرسلون عبر البريد الإلكتروني العنوان الذي ذكرته أعلاه ، والذي سيكون العنوان الوحيد الذي يمكنه معالجة المشكلات. يضيف هذا طبقة من الحماية من البريد العشوائي ، ولكنه يعطي أيضًا مظهرًا احترافيًا أكثر من خلال تضمين اسم المجال الخاص بك في البريد الإلكتروني. الآن ، لاحظ أنني قمت بإعداده حتى يمكن الإبلاغ عن المشكلات من خلال أي واحد. هذا ضروري في الوقت الحالي ، حتى نتمكن من التحقق من قاعدة إعادة توجيه Gmail. قد ترغب في العودة وتغييرها إلى أعضاء المجموعة فقط في وقت لاحق.

انقرخلق حينما تنتهي.

بعد ذلك ، أضف الأعضاء الذين يمكنهم إضافة قضايا. لأغراضنا ، سأضيف [email protected]. يمكنك إضافة آخرين ، إذا كنت تريد. قل ، يمكنني أيضًا أن أضيف [email protected] أو [email protected]، إذا أردت أن يتمكن الآخرون من تقديم طلبات المساعدة أيضًا (وإذا كان هؤلاء الأشخاص موجودين بالفعل). تذكر: مع Google Apps for Domains و Gmail ، أي شيء تضيفه بعد تجاهل علامة + ، ولكن لا يزال من الممكن استخدامه لأغراض التصفية. اقرأ مشاركتنا السابقة لمزيد من المعلومات حول عناوين Gmail المخصصة.

آخر شيء يجب عليك فعله هو تغيير عنوان الرد. لنفعل ذلك، انقر مجموعات و انقريدير بجوار اسم المجموعة. تحت إعدادات المجموعة, انقريتغيرون بجوار "افتراضي من والرد على البريد الإلكتروني”. سيؤدي ذلك إلى الحفاظ على خصوصية عنوان بريدك الإلكتروني في IssueBurner.com.

حسنًا ، نحن الآن جاهزون تمامًا لاستخدام IssueBurner. دعنا نذهب إلى Gmail.

الخطوة الثالثة

قم بإعداد إعادة التوجيه في Gmail. الهدف هنا هو إعادة توجيه جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى [email protected] إلى [email protected]. للقيام بذلك ، علينا أولاً التحقق من أننا مفوضون لإعادة التوجيه إلى العنوان الأخير. في Gmail، انقر الإعدادات و اختار إعادة التوجيه و POP / IMAP. انقرأضف عنوان إعادة التوجيه وادخل [email protected]، أو أيا كان إعداد حساب مجموعتك IssueBurner باسم.

بعد القيام بذلك ، سيرسل Gmail بريدًا إلكترونيًا إلى حساب IssueBurner مع رابط التأكيد. سيرجع IssueBurner هذا إليك كإصدار جديد ، لذلك يجب أن يظهر في صندوق بريد Gmail. يمكنك أيضًا رؤيته في حساب IssueBurner الخاص بك. انقر لتأكيد ذلك.

الخطوة الرابعة

تصفية الرسائل المرسلة إلى عنوان Gmail المخصص. انقرالإعدادات و اختار مرشحات و انقر قم بإنشاء عامل تصفية جديد. في الحقل إلى: ، أدخل عنوان بريدك الإلكتروني المخصص و انقرالخطوة التالية.

يمكنك إعداد هذه القواعد بالطريقة التي تريدها ، ولكن نظرًا لأن IssueBurner سوف يخطرك بالمشكلات الجديدة على أي حال ، أود تحديد ضع إشارة مقروء و تخطي علبة الوارد. الخيار الأكثر أهمية هو الاختيار أرسله إلى: و اختار [email protected]. انقرإنشاء عامل تصفية حينما تنتهي.

الآن ، لقد انتهيت. لنجربها.

إنشاء المهام باستخدام IssueBurner

الآن ، مع فلتر Gmail الذي قمنا بإعداده ومجموعة IssueBurner التي لدينا ، يتم إرسال أي رسائل بريد إلكتروني إلى [email protected] سيتم تحويلها تلقائيًا إلى مشكلة IssueBurner. سيكون اسم المشكلة هو موضوع البريد الإلكتروني ، وسيكون الوصف هو نص البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، لنفترض أن شخصًا ما أرسل لي سؤالًا عبر البريد الإلكتروني كيفية حذف حساب Facebook الخاص بك بشكل دائم.

بمجرد إرسال البريد الإلكتروني أعلاه ، يحدث شيئان:

1. يتم إنشاء مشكلة في مجموعة help.groovypost IssueBurner
2. أتلقى رسالة بريد إلكتروني تخبرني على هذا النحو.

ملاحظة ، قد يستغرق ظهور المشكلة بضع دقائق.

وهنا في Gmail ...

الرد على المهام

إذا لم يكن لدى المستخدم حساب IssueBurner ، فسوف يتلقى ردًا جاهزًا لإخطاره بأنه قد تم استلام المشكلة. سيتم دعوتهم أيضًا للاشتراك.

لذا ، دعنا نقول ردًا على هذا القارئ ، أريد توجيههم إلى مشاركتنا حول حذف حسابك على Facebook. يمكنني الرد على البريد الإلكتروني الذي تلقيته من IssueBurner لإضافة تعليق. بغض النظر عما إذا قام القارئ بالتسجيل ، فسوف يتلقى إشعارًا بأن المشكلة قد تم تحديثها بتعليق.

إذا قاموا بالتسجيل ، يمكنهم تتبع جميع التعليقات وحالة مشكلتهم من حساب IssueBurner الخاص بهم.

يمكن للقارئ أو العميل الرد على البريد الإلكتروني بتعليقه ، مما يتيح لك معرفة ما إذا كان الحل قد أصلحه أم لا. تتم إضافة هذا إلى المهمة كتعليق ، والتي يمكنك عرضها من لوحة معلومات IssueBurner الخاصة بك.

إدارة وإغلاق القضايا

يمكنك فرز المشكلات حسب المجموعة أو الحالة على IssueBurner.com.

يحتوي موقع IssueBurner.com أيضًا على موقع جوّال لطيف جدًا.

بمجرد حل المشكلة ، يمكنك إغلاقها ببساطة من لوحة معلومات IssueBurner. سيتم إخطار جميع المستخدمين المرتبطين على هذا النحو. بدلاً من ذلك ، يمكنك وضع علامة عليه كـ "في وقت لاحق"التي قد تكون مفيدة إذا كان الحل معلقًا وترغب في متابعته عندما يكون متاحًا.

أيضًا ، ربما لاحظت هنا أنني أضفت داخلي تعليق. ستكون هذه فقط قابلة للعرض من قبل أعضاء المجموعة والمسؤولين. لذا ، على سبيل المثال ، إذا كنت تريد استدعاء العميل مخدرًا أو تخبر الجميع بتجاهل طلباته ، فيمكنك القيام بذلك بتعليق داخلي ولن يكون أكثر حكمة.

استنتاج

كما ذكرت ، هذا تطبيق واحد فقط لـ IssueBurner. يمكنك استخدامه للتعاون مع المجموعات ، أو لتتبع المهام لنفسك. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في تذكير نفسك بالمتابعة مع جهة اتصال إذا لم ترد ، ولكنك لا تريدها بالضرورة أن ترى مشكلات IssueBurner الخاصة بك ، يمكنك نسخ BCC [email protected]. أو يمكنك استخدامه لتتبع الفواتير والفواتير من خلال CC [email protected] كلما قمت بإرسال بريد إلكتروني لقسم المحاسبة الخاص بك. إذا كنت ذكيًا ومنظمًا ، يمكن أن يكون IssueBurner نعمة لإنتاجيتك.

لاحظ أن IssueBurner حاليامجانا، وسيظل مجانيًا أثناء وجوده في الإصدار التجريبي. Webyog ، الشركة التي جعلت IssueBurner و CloudMagic، يعد بأنهم سيعطونك مهلة 60 يومًا قبل تقديم أي هياكل تسعير. إنهم لا يعرفون كيف سيبدو الأمر في المستقبل ، ولكن من المحتمل أن يكون لديه نسخة مجانية ومدفوعة.

ملاحظة. لقد قمت بالفعل بإنشاء هذا النظام ، لذلك إذا كان لديك أسئلة ملحة ، راسلني عبر البريد الإلكتروني [email protected] أو تحقق من موقعنا المنتدى.