كيفية تكوين الأرشفة التلقائية وإدارتها في Outlook 2010

كيف

بواسطةأوستين

آخر تحديث في20 أغسطس 2021

منذ بداية برنامج Outlook ، قامت Microsoft دائمًا بتضمين ملف Archive و أرشفة تلقائية الميزات ، و Outlook 2010 ليست استثناء. تقوم ميزة الأرشفة التلقائية بنقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة أو حذفها تلقائيًا من صندوق البريد الأساسي الخاص بك إلى ملف بيانات الأرشيف المخزن على محرك الأقراص الثابتة المحلي. تسمى هذه الملفات ملفات .PST. في الماضي ، متى تحتوي ملفات Outlook .PST على حد يبلغ 2 جيجا بايت، كانت ميزة الأرشفة أكثر أهمية لأنها أرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة من ملف PST الأساسي الخاص بك وفي ملف Archive.pst. ومع ذلك ، على الرغم من أن ملفات .PST في Outlook 2010 لها حد يبلغ 20 جيجا بايت ، إلا أنه لا يزال من الجيد السماح لها بإدارة بريدك الإلكتروني القديم للحفاظ على ملفات PST صغيرة وتحسين أداء النظام.

ماذا تفعل ميزة الأرشفة التلقائية؟

تعمل الأرشفة التلقائية على تقليل حجم صندوق البريد عن طريق حذف العناصر القديمة أو نقلها إلى ملف بيانات أرشيف أو .PST. تعمل العملية بالطريقة نفسها إلى حد كبير سواء كنت تستخدم Microsoft Exchange في العمل أو IMAP أو POP من المنزل أو إعداد شركة صغيرة. إنه يشبه بشكل أساسي أخذ بضع أكوام من الأوراق من على مكتبك ووضعها في خزانة ملفات منظمة سريعة الوصول أو ملف PST ، كما هو مذكور أعلاه. تختلف هذه العملية عن التصدير بطريقتين. سيسمح لك التصدير بنقل رسائل البريد الإلكتروني إلى عدة تنسيقات خارجية مختلفة ، بينما تتيح لك الأرشفة فقط نقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة إلى ملف .pst أو حذف البريد الإلكتروني بالكامل. تتيح الأرشفة أيضًا وصولاً أسهل إلى رسائل البريد الإلكتروني القديمة نظرًا لوجود علامة تبويب في جزء التنقل في Outlook. بالطبع ، يمكنك أيضًا إعداد الأرشفة التلقائية لحذف بريدك القديم أيضًا.

كيفية تمكين الأرشفة التلقائية الافتراضية لجميع مجلدات Outlook 2010

1. في Microsoft Outlook وانقر فوق ملف القائمة وحدد خيارات.

2. في قائمة الخيارات ، انقر فوق ملف متقدم علامة التبويب ثم انقر فوق إعدادات الأرشفة التلقائية زر.

3. انقر فوق مربع الاختيار لـ قم بتشغيل الأرشفة التلقائية كل [14] يومًا. من هنا ، يمكنك تخصيص إعدادات الأرشفة التلقائية لبرنامج Outlook 2010 بشكل أكبر ؛ ومع ذلك ، بشكل افتراضي ، بمجرد التمكين ، ستقوم الأرشفة التلقائية بنقل (وليس حذف) كل البريد الأقدم من ستة أشهر إلى ملف Archive.pst. أقترح عليك الاحتفاظ بـ موجه قبل تشغيل الأرشفة التلقائية محددًا بحيث يتم تنبيهك متى حدث أرشيف. ستندهش من عدد المرات التي يسألني فيها الناس عن الرسائل المفقودة. عادة ما تكون وظيفة الأرشفة التلقائية. بمجرد حصولك على الإعدادات التي تريدها ، انقر فوق قم بتطبيق هذه الإعدادات على جميع المجلدات الآن.

إذا اتبعت الخطوات المذكورة أعلاه ، فإن الأرشفة التلقائية تتيح جميع رسائل Outlook الخاصة بك. إذا كان هناك مجلد تريد استبعاده من الأرشفة التلقائية ، أو إذا كنت تريد تطبيقه على بعض المجلدات فقط ، فيمكننا القيام بذلك أيضًا. يتيح لك Outlook 2010 تخصيص إعدادات الأرشفة التلقائية لكل مجلد ؛ إليك الطريقة.

تغيير إعدادات الأرشفة التلقائية لمجلدات Outlook 2010 الفردية

4. في Outlook ، ابحث في جزء التنقل الأيمن. من هناك ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي مجلد وحدد الخصائص لتعيين سياسة الأرشفة التلقائية الخاصة بها.

5. في نافذة Inbox Properties التي تظهر ، انقر فوق ملف أرشفة تلقائية التبويب. هنا يمكنك تخصيص إعدادات الأرشفة التلقائية لهذا المجلد أو حتى تعطيل الأرشفة التلقائية له بالكامل.

حسنًا ، نحن الآن نعرف كيفية الأرشفة التلقائية للمجلدات الفردية. ولكن ماذا لو كنت لا تريد استخدام الأرشفة التلقائية على الإطلاق؟ إذا لم تكن من محبي الميزة التلقائية ، فلا يزال بإمكانك استخدام الأرشفة باستخدام العملية اليدوية.

كيفية أرشفة العناصر يدويًا

6. في Outlook ، انقر فوق ملف ملف> معلومات علامة تبويب القائمة وحدد أدوات التنظيف> الأرشيف.

7. في مربع حوار الأرشفة الذي يظهر ، حدد الملف المجلدات اتريد أرشيف. هذه العملية هي نفسها تقريبًا مثل الأرشفة التلقائية ، باستثناء أنها صفقة لمرة واحدة. هناك شيء مختلف وهو أنه يمكنك حتى تجاوز خاصية "عدم الأرشفة التلقائية" إذا قمت بتطبيق ذلك على بعض المجلدات ، ولكن هذا اختياري.

أين تقع العناصر المؤرشفة في Outlook؟

8. في Outlook ، يمكنك الوصول إلى العناصر المؤرشفة من مجلد الأرشيف في جزء تنقل البريد الإلكتروني على الجانب الأيسر.

9. يمكنك أيضًا الوصول إلى الأرشيفات من Outlook .PST ملف حيث يخزنون. يمكنك الوصول إلى هناك بالنقر فوق ملف> فتح علامة تبويب القائمة وحدد افتح ملف بيانات Outlook.

10. بشكل افتراضي ، يكون موقع ملف أرشيف Outlook .pst هو:

ملفات UserProfile٪ DocumentsOutlook

إذا لم تكن قد استخدمت الأرشفة في Outlook من قبل ، فجربها. من المؤكد أنه سيساعدك في الحفاظ على نظافة الأشياء ونقل عناصر البريد الإلكتروني القديمة غير المستخدمة من صندوق البريد الأساسي / ملف PST. إنها أيضًا طريقة رائعة للتحكم في حجم ملف PST. وهذا سيساعد في أداء النظام!

كيف

كيفية البحث عن مفتاح منتج Windows 11 الخاص بك

إذا كنت بحاجة إلى نقل مفتاح منتج Windows 11 الخاص بك أو كنت بحاجة إليه فقط لإجراء تثبيت نظيف لنظام التشغيل ، ...

كيف

كيفية مسح Google Chrome Cache وملفات تعريف الارتباط وسجل التصفح

يقوم Chrome بعمل ممتاز في تخزين محفوظات الاستعراض وذاكرة التخزين المؤقت وملفات تعريف الارتباط لتحسين أداء متصفحك عبر الإنترنت. كيف ...

صفقات

مطابقة الأسعار في المتجر: كيفية الحصول على الأسعار عبر الإنترنت أثناء التسوق في المتجر

لا يعني الشراء من المتجر أن عليك دفع أسعار أعلى. بفضل ضمانات مطابقة الأسعار ، يمكنك الحصول على خصومات عبر الإنترنت أثناء التسوق في ...