ما هي ملفات Outlook PST ولماذا يتم استخدامها... أم لا؟

شارح

بواسطةستيف كراوس

آخر تحديث في27 أكتوبر 2021

يشتكي كل شخص أتحدث معه في العمل من حجم حساب البريد الإلكتروني للشركة. في العادة ، هذه ليست مشكلة (لكن الناس ما زالوا يشكون) لأنه عندما يقترب صندوق البريد من الحد المسموح به ، فإن معظمه ستقوم خوادم البريد الإلكتروني (مثل Microsoft Exchange) بتحذير المستخدم حتى يتمكن من تنظيف صندوق البريد قبل ملف الخادم يفرض حدود حجمها عن طريق تقييد الإرسال / التلقي من الخادم.

الآن ، هذا كل شيء جيد ورائع حتى... تذهب في إجازة لبضعة أيام ، تحذيرات حجم البريد الإلكتروني هذه تأتي وتذهب ، ثم بام! صندوق البريد الخاص بك ممتلئ ، ولم يعد بإمكانك إرسال / استقبال البريد الإلكتروني من هاتفك المحمول أو حتى OWA (Outlook Web Access) لهذه المسألة. لقد تلقيت المكالمة مليون مرة. جهاز iPhone الخاص بي لا يمكنه إرسال رسائل بريد إلكتروني ، مساعدة!

• اذا مالعمل؟
• هل هناك حل لعلب البريد ذات الحجم غير الكافي؟
• ماذا علي أن أفعل قبل أن أذهب في إجازة؟

الآن أقدم لكم السيئ السمعة (وفقًا لتقنية المعلومات) ملف Outlook PST.

ما هي ملفات Outlook .PST؟

• يمكن إنشاء ملفات بيانات Outlook أو ملفات Microsoft Outlook .PST (لأنها معروفة أكثر) باستخدام Microsoft Outlook لنقل أو نسخ رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات من حساب Server Mailbox الخاص بك إلى حسابك المحلي كمبيوتر. بشكل أساسي ، هو ملف أرشيف أو تخزين محلي تقوم بإنشائه لتخزين البريد الإلكتروني والمرفقات على محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر أو محرك USB أو مشاركة الخادم (بناءً على مكان إنشائه وتخزينه).

ما مقدار ما يمكنك تخزينه في ملفات Outlook .PST؟

• قبل Outlook 2003/2007 ، كان يمكن لملفات .PST تخزين 2 غيغابايت فقط من البريد الإلكتروني والمرفقات. باستخدام Outlook 2003 و Outlook 2007 ، تم تغيير التنسيق للسماح لملفات PST بالنمو حسب الحاجة إلى أكثر من 20 غيغابايت في الحجم ما لم يكن الإعداد الافتراضي تم تعديل التكوين.
• بصراحة ، لا تدعهم يحصلون على 20 عربة. انه كثير فكرة أفضل للحفاظ على ملفات PST الخاصة بك ليست أكبر من عدد قليل من العربات. إذا كنت بحاجة إلى مساحة تخزين أكبر ، فقم بإنشاء ملف PST جديد بدلاً من إنشائه تسربت أرشيفات PST. كلما زاد حجم ملفات .PST ، زادت فرص تعرضها للتلف وفقدان البيانات (بالإضافة إلى صعوبة النسخ الاحتياطي للأولاد السيئين.) يمكنك إرفاق أكبر عدد ممكن من ملفات PST. من الملفات إلى عميل Outlook الخاص بك حسب حاجتك ، لذلك فقط افصل بريدك الإلكتروني بشكل منطقي عبر ملفات .PST متعددة إذا كنت بحاجة إلى تخزين أكثر من بضعة جيغ من الملفات القديمة البريد الإلكتروني.
• تلميح - إذا كنت تستخدم ملفات .PST لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة ، فاضغط عليها بعد نسخ جميع البيانات القديمة فيها. عادة ما يكون البريد الإلكتروني مجرد نص ، لذلك يتم ضغطه بشكل جيد للغاية.

كيف يمكنني إنشاء ملفات .PST في Outlook؟

• إنه سهل ، وإليك بعض الأدلة برنامج Outlook 2007, 2013، و 2016.

لماذا استخدام / إنشاء ملفات .PST؟ فوائد؟

حجم صندوق البريد

• تذكر الفقرة الأولى من هذه المادة؟ يحدد معظم مسؤولي البريد الإلكتروني حجم علب بريد الشركة. كلما زاد حجم صندوق البريد ، زادت مساحة القرص التي يحتاجون إليها ، وكلما احتاجوا إلى نسخ احتياطي أكبر وزاد الوقت الذي يحتاجون إليه لإجراء هذه النسخ الاحتياطية.
• إذا كنت تستخدم حزمة بريد إلكتروني (مثلي) ، فلن يقطعها صندوق بريد بحجم 200 ميغا بايت. هذا هو المكان الذي تأتي فيه ملفات .PST. ما عليك سوى إنشاء ملف .PST وسحب البريد الإلكتروني وإفلاته فيه. إنهم يعملون تمامًا مثل مجلد صندوق البريد العادي في Outlook. السحب والإفلات. انه سهل! المنتدى>.
• تعمل أحدث إصدارات Windows Search على فهرسة صندوق البريد الخاص بك وجميع ملفات .PST المحلية (قابلة للتكوين) والتي تتيح الوصول الفوري تقريبًا إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني عبر ميزات البحث المضمنة في Microsoft الآفاق.

النسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث

• إذا لم يكن لديك (أو تثق) بمسؤول بريد إلكتروني يقوم بانتظام بإجراء نسخ احتياطية لخادم البريد الإلكتروني الخاص بك ، ثم ينسخ بريدك الإلكتروني (نعم ، لست بحاجة إلى نقل البريد إلى ملفات .PST ، يمكنك نسخه أيضًا) إلى ملف .PST محلي هو طريقة سريعة وسهلة لضمان إمكانية استرداد بريدك الإلكتروني في خادم DR سيناريو.

قابلية التنقل

• تجعل ملفات .PST البريد الإلكتروني قابلاً للنقل. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تريد نقل البريد الإلكتروني من صندوق بريد إلى آخر. على سبيل المثال ، ربما تكون وظائفك المتغيرة وتريد إحضار بعض رسائل البريد الإلكتروني القديمة. أو ربما تقوم بتغيير مقدمي الاستضافة. أو ، ربما ترغب في نسخ بريدك الإلكتروني الشخصي والعملي إلى ملف .PST ، واحتفظ به على محرك أقراص USB صغير واحتفظ به معك في جميع الأوقات. كما قلت ، تحافظ ملفات PST على البريد المحمول للغاية. ونعم ، هذا هو حساب GMAIL ولكن هذه المقالة لا تتعلق بـ GMAIL :)

حماية

• هل تعلم أنه يكاد يكون من المستحيل تتبع / تدقيق ما إذا كان رجل / قسم تكنولوجيا المعلومات لديك يقرأ بريدك الإلكتروني؟ يؤدي نقل البريد الإلكتروني "الحساس" أو "السري" من البريد الإلكتروني / خادم Exchange إلى ملف .PST محلي إلى إضافة طبقة من الأمان.
• ملحوظة: تتمتع معظم أقسام تكنولوجيا المعلومات بالقدرة على الحصول على ملفات .PST الخاصة بك دون علمك بذلك مباشرة من محرك الأقراص الثابتة في العمل. لهذا السبب ، يعد تطبيق أمان إضافي على محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر أمرًا ضروريًا. سأكتب مقالًا عن هذا الموضوع قريبًا ولكن الآن ، ألق نظرة عليه هذه مقالة - سلعة. إنه "GEEKY" إلى حد ما ، لذا سأتابعه قريبًا بمقال يشرح بعض الخيارات لتأمين ملفات PST.

ما هي عيوب استخدام ملفات .PST؟

الوصول عن بعد

• بمجرد أن يكون البريد انتقل في ملف .PST ، لن يكون متاحًا بعد الآن على الخادم باستخدام تطبيقات الوصول عن بُعد مثل OWA أو الهواتف المحمولة التي تتزامن مع صندوق البريد الخاص بك. للوصول إلى البريد الإلكتروني في ملفات .PST ، ستحتاج إلى استخدام عميل Microsoft Outlook كامل. يمكن أن يساعد محرك أقراص USB صغير في هذه المواقف. ومع ذلك ، فإنه لا يزال غير ملائم مثل ترك البريد الإلكتروني على الخادم.

لن يحبك الناس ، ومن الممكن أن تفقد وظيفتك

• يمكن أن تشغل ملفات .PST بمرور الوقت (اعتمادًا على عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها / تحتفظ بها) مساحة كبيرة على جهاز الكمبيوتر المحلي أو مشاركة الخادم ، اعتمادًا على مكان تخزينها. يكره رجال تكنولوجيا المعلومات أي شيء يجعلهم يعملون على أي شيء ما لم يكن ذلك لبناء سيرتهم الذاتية ، لذا فإن وضع الكثير من البيانات في مكان ما والذي سيتطلب منهم شراء المزيد من مساحة القرص يزعجهم.
• لا تحب إدارة الشؤون القانونية للشركات ومعظم أقسام إدارة السجلات ملفات .PST لأنها تتيح للمستخدم النهائي تجاهل سياسات الاحتفاظ / إتلاف المستندات الخاصة بالشركة أو تجاوزها بسهولة.
• لا تعجب فرق أمن معلومات الشركة أيضًا بملفات PST. لأنه إذا طلبتها Legal في أي وقت من الأوقات استعادة البيانات لدعوى قضائية أو أمر استدعاء ، يمكن أن تؤدي ملفات PST إلى زيادة التكلفة والجهد المبذولين في البيانات التعافي.

أداء النظام والدماغ

• كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني لديك ، زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاجها أنت وجهاز الكمبيوتر لديك لتتبعها ومعالجتها.
• نظرًا لأنه يتم فهرسة المزيد من رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات بواسطة Windows Search (أو بعض مفهرس البريد الإلكتروني / النظام) ، سيكون فهرسك أكبر ، وستستغرق عمليات البحث وقتًا أطول.

لذلك ، آمل أن أجب على جميع أسئلتك حول ملفات Microsoft Outlook .PST وقمت بتغطية بعض الإيجابيات والسلبيات عالية المستوى. ولكن في حال فاتني أي شيء ، فلا تتردد في ترك تعليق أو نشر سؤالك في المنتدى.

كيف

كيفية البحث عن مفتاح منتج Windows 11 الخاص بك

إذا كنت بحاجة إلى نقل مفتاح منتج Windows 11 الخاص بك أو كنت بحاجة إليه فقط لإجراء تثبيت نظيف لنظام التشغيل ، ...

كيف

كيفية مسح Google Chrome Cache وملفات تعريف الارتباط وسجل التصفح

يقوم Chrome بعمل ممتاز في تخزين محفوظات الاستعراض وذاكرة التخزين المؤقت وملفات تعريف الارتباط لتحسين أداء متصفحك عبر الإنترنت. كيف ...

صفقات

مطابقة الأسعار في المتجر: كيفية الحصول على الأسعار عبر الإنترنت أثناء التسوق في المتجر

لا يعني الشراء من المتجر أن عليك دفع أسعار أعلى. بفضل ضمانات مطابقة الأسعار ، يمكنك الحصول على خصومات عبر الإنترنت أثناء التسوق في ...