كيفية جعل رسائل البريد الإلكتروني الهامة تبرز في Outlook

كيف

بواسطةبن ستوكتون

تاريخ آخر تحديث11 يناير 2020

يجب على كل موظف في المكتب تقريبًا التعامل مع صندوق بريد إلكتروني غير عملي في وقت أو آخر. لحسن الحظ ، يمكن لمستخدمي Microsoft Outlook الاستفادة من الميزات المختلفة المصممة لإبراز رسائل البريد الإلكتروني المهمة.

يتضمن ذلك التنسيق الشرطي وفئات الألوان لإضافة خطوط وألوان مختلفة إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إليك كيفية استخدام هذه الميزات في Outlook.

استخدام التنسيق الشرطي في Outlook

يتيح لك التنسيق الشرطي تعيين قواعد التنسيق لرسائل البريد الإلكتروني في Outlook. يمكنك تعيين ألوان وخطوط وأنماط مختلفة لرسائل بريدك الإلكتروني كما تظهر في بريدك الوارد. للبدء ، ستحتاج إلى إنشاء قاعدة تنسيق شرطي جديدة.

في Outlook ، انقر فوق عرض> عرض الإعدادات في ال العرض الحالي الفئة. في ال إعدادات العرض المتقدمة نافذة ، انقر فوق تنسيق مشروط.

إنشاء قاعدة تنسيق شرطي جديدة

كما سترى من تنسيق مشروط نافذة الإعدادات ، يستخدم Outlook بالفعل قواعد التنسيق الشرطي لسيناريوهات معينة. على سبيل المثال ، ستظهر رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة بنص أزرق باستخدام خط Segoe UI.

لإضافة قاعدة التنسيق الشرطي الخاصة بك ، انقر فوق أضف زر.

حدد اسمًا مناسبًا لقاعدتك ، ثم انقر فوق الخط لتعيين خيارات التنسيق الخاصة بك مثل الخط واللون والحجم.

انقر حسنا لتأكيد إعدادات الخط.

بمجرد تعيين نمط التنسيق للقاعدة الخاصة بك ، انقر فوق شرط زر.

من هنا ، يمكنك تعيين القاعدة لتطبيقها تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمات رئيسية معينة ، أو على رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى أو من عناوين بريد إلكتروني معينة.

التنسيق عن طريق عنوان البريد الإلكتروني

لإضافة قاعدة تنطبق على رسائل البريد الإلكتروني من مرسل معين ، اكتب عنوان البريد الإلكتروني في من عند ، يفصل بين عناوين البريد الإلكتروني المتعددة بفاصلة منقوطة. يمكنك تطبيق هذا على جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من موقع واحد عن طريق الكتابة @ domain.com، استبدال domain.com باسم المجال الصحيح.

يمكنك أيضًا القيام بذلك لرسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها ، بدلاً من تلقيها ، عن طريق كتابة عنوان البريد الإلكتروني في ارسل إلى بدلاً من ذلك.

التنسيق عن طريق بحث الكلمات الرئيسية

لتطبيق قاعدة التنسيق الشرطي على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمات ، اكتب الكلمة الرئيسية (أو الكلمات الرئيسية) في ابحث عن الكلمات صندوق.

حدد حقل الموضوع فقط الخيار في القائمة المنسدلة أدناه للبحث فقط في حقل الموضوع عن الكلمات الرئيسية التي اخترتها ، أو مجال الموضوع ونص الرسالة خيار للبحث في البريد الإلكتروني بأكمله.

قواعد التنسيق الشرطي المتقدمة

يمكنك إنشاء قواعد تنسيق أكثر تعقيدًا في المزيد من الخيارات و المتقدمة نوافذ التبويب. من هنا ، يمكنك تطبيق قاعدتك الجديدة على رسائل البريد الإلكتروني من خلال حالة قراءتها وأهميتها وعلامة المتابعة والحجم والمزيد.

على سبيل المثال ، لتعيين قاعدتك على التطبيق على رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة فقط ، انقر فوق فقط العناصر التي هي مربع الاختيار في المزيد من الخيارات علامة التبويب ، ثم حدد علامة التبويب غير مقروء خيار من القائمة المنسدلة.

في ال المتقدمة علامة التبويب ، يمكنك إنشاء عمليات بحث محددة لقاعدتك باستخدام جميع بيانات Outlook المتاحة تقريبًا. النقر فوق مجالات يمنحك الخيار مئات الخيارات للاختيار من بينها. الحقول الأكثر شيوعًا مدرجة تحت الحقول المستخدمة بشكل متكرر الفئة.

انقر أضف إلى القائمة لإضافة معايير البحث المتقدم هذه إلى قاعدة التنسيق الخاصة بك. يوضح المثال أدناه بحثًا متقدمًا لجميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على "Ben" في موضوع حقل.

بمجرد أن تكون راضيًا عن قاعدتك ، انقر حسنا للتأكيد ، ثم حسنا لإغلاق تنسيق مشروط نافذة الإعدادات.

استخدام فئات البريد الإلكتروني

في حين أنه من الممكن تصنيف رسائل البريد الإلكتروني في Outlook باستخدام مجلدات البحث، هناك طريقة أخرى للتأكيد على رسائل البريد الإلكتروني المهمة الخاصة بك وهي تطبيق فئة. تحتوي الفئات على اسم منفصل وعلامة ألوان ، مما يتيح لك عرضها بشكل منفصل.

يمكن أن يساعدك نظام اللون الأخضر والأصفر والأحمر في تحديد أولويات أهم رسائل البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال. بشكل افتراضي ، يقدم Outlook فئات باللون الأزرق والأخضر والبرتقالي والأرجواني والأحمر والأصفر. يمكنك تحرير هذه أو إنشاء الخاصة بك باستخدام ألوان وأسماء بديلة.

إنشاء أو تحرير الفئات

لإنشاء فئة جديدة ، أو لتحرير فئة موجودة ، انقر فوق الصفحة الرئيسية > تصنيف> جميع الفئات.

انقر جديد لإنشاء فئة جديدة. حدد لون فئتك من القائمة المنسدلة ، وأعطها اسمًا في اسم المربع أعلاه.

انقر حسنا لحفظ فئتك.

تطبيق فئة يدويًا على رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

لتطبيق فئة يدويًا على بريد إلكتروني في Outlook ، حددها في عرض مجلد Outlook. انقر الصفحة الرئيسية> تصنيف، ثم انقر على فئتك.

ستظهر فئتك كمربع ملون في طريقة العرض الافتراضية لمجلد Outlook ، أعلى وقت وتاريخ الاستلام. سيظهر اسم فئتك أسفل موضوع البريد الإلكتروني في طريقة عرض البريد الإلكتروني.

لعرض رسائل البريد الإلكتروني حسب الفئة ، انقر فوق عرض> الفئات وقم بالتمرير إلى القسم المناسب لفئتك.

تطبيق فئات Outlook تلقائيًا

يمكنك أيضًا استخدام قواعد Outlook لتطبيق الفئات على رسائل بريد إلكتروني معينة تلقائيًا. للقيام بذلك ، انقر فوق ملف> معلومات> إدارة القواعد والتنبيهات.

في ال قواعد البريد الإلكتروني علامة التبويب القواعد والتنبيهات القائمة ، انقر فوق قانون جديد زر.

تحديد تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها قبل النقر التالى.

حدد معايير البحث لقاعدة فئة اللون. على سبيل المثال ، لتطبيق القاعدة على رسائل البريد الإلكتروني من عنوان بريد إلكتروني أو اسم مجال معين ، انقر فوق من الناس أو المجموعة العامة خانة الاختيار.

في ال الخطوة 2 المنطقة أدناه ، انقر فوق المعايير مرة أخرى (مسطر باللون الأزرق). بجانب من عند في الجزء السفلي ، اكتب عنوان بريدك الإلكتروني أو اسم المجال.

إذا كان بإمكان Outlook العثور على عنوان البريد الإلكتروني في صندوق البريد الموجود ، فحدده من القائمة التي تظهر ، ثم انقر فوق حسنا. إذا لم تستطع ، انقر إلغاء. سيتم إنشاء القاعدة بغض النظر. انقر التالى لاستكمال.

يمكنك تعيين الإجراء لقاعدتك في المرحلة التالية. انقر لتمكين "تعيين لفئة الفئةالخيار في الخطوة 1 الجزء.

حدد الفئة المراد تعيينها لهذه القاعدة بالنقر فوق الفئة في ال الخطوة 2 القسم أدناه ، قبل النقر حسنا، ثم التالى.

تسمح لك المرحلة التالية بتحديد أي استثناءات لهذه القاعدة. حدد هذه ، على النحو الوارد أعلاه ، أو انقر فوق التالى لاستكمال.

في المرحلة النهائية ، حدد اسمًا لقاعدة فئة اللون ، ثم حدد تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "Inbox" مربع الاختيار لتطبيقه بأثر رجعي على جميع رسائل البريد الإلكتروني الموجودة لديك.

انقر إنهاء لإنشاء القاعدة وتشغيلها. سيتم تطبيق فئة اللون على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وفقًا للمعايير التي حددتها.

لا تفوت رسائل البريد الإلكتروني المهمة في Outlook

يعد استخدام فئات الألوان وقواعد التنسيق الشرطي طريقة رائعة لإبراز رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي ترسلها وتتلقاها في Outlook. لا تنسى ذلك زيادة إنتاجية Outlook أبعد من ذلك باستخدام قواعد Outlook الإضافية ومتابعة العلامات لتتبع سلاسل البريد الإلكتروني والمهام المهمة.

يمكنك أيضا استخدام الأجزاء السريعة في Outlook لإضافة عبارات شائعة بسرعة إلى ردود بريدك الإلكتروني.