ما هو Trello ولماذا يجب عليك استخدامه لإدارة وقتك

المراجعات

بواسطةمارك أونيل

تاريخ آخر تحديث2 يوليو 2018

إذا كنت منخرطًا في الكثير من مشاريع العمل أو إذا كنت تعمل لحسابك الخاص ، فعندئذ تكون الإدارة الفعالة للمشروع كبيرة. إذا كنت لا تخطط لوقتك وجهدك ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى إخماده على Facebook وتفويت المواعيد النهائية نتيجة لذلك (أتحدث من التجربة). تعد صناعة أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت تنافسية للغاية ولكن يبدو أن الصناعة التي تفوز بها قبل كل شيء هي الأخرى Trello.

إن Trello محبوب من قبل أولئك المهووسين بإدارة وقتهم ومشاريعهم ومن السهل معرفة السبب. ليس فقط Trello رخيصًا وبأسعار معقولة ، ولكن أيضًا سهل الاستخدام للغاية. باستخدام نهج مرئي للغاية لإدارة الوقت والمشروع ، يمكنك تحريك البطاقات بحيث يمكنك أن ترى في لمحة ما يجب القيام به ومتى.

نظرة عن قرب على Trello

وقد وصف البعض Trello بأنه "ملاحظات لاحقة على المنشطات". على الشاشة ، تقوم بعمل "قوائم" مثل السبورة البيضاء الكبيرة على الحائط. ثم في كل قائمة توجد "بطاقات" ، مثل ملاحظات Post-it. يوجد على كل بطاقة عنصر مهام منفصل.

أثناء تقدمك في عنصر المهام ، يمكنك استخدام الماوس لسحب البطاقة من قول "قيد التقدم" إلى "منتهي" (أو أي صياغة تفضلها).

الملامح الرئيسية ل Trello

سنلقي نظرة على كل ميزة بمزيد من التفاصيل في لحظة. ولكن فيما يلي الأشياء الأربعة الرئيسية التي يجب التركيز عليها ، إذا نظرت إلى لقطة الشاشة أعلاه.

• يمكن ترميز كل بطاقة بالألوان مع شريط. يمكن أن يشير كل لون إلى عميل مختلف على سبيل المثال.
• يُظهر الرمز الذي يعرض صورة / صورة المستخدم الشخص الذي يشارك في تلك البطاقة. يمكنك دعوة الأشخاص إلى بطاقة حتى يتمكنوا من ترك الملاحظات والتحديثات. أو إذا كنت ترغب في تعيين هذه المهمة لهم. إذا تم تعيين مهمة ، يمكن إضافة تاريخ استحقاق وإرسال تذكير عندما يقترب تاريخ الاستحقاق. عندما يتم تحديث البطاقة ، يتم إخطار الجميع على تلك البطاقة.
• يمكن تخصيص خلفية كل لوحة Trello. يمنحك Trello الخلفيات أو يمكنك تحميل الخلفيات الخاصة بك. كوني متعصب لـ Lego ، قمت بتحميل Lego one. ولكن إذا كنت شركة ، يمكنك تخصيص لوحة Trello الخاصة بك مع قول شعار الشركة.
• يمكن نقل البطاقات إلى لوحات أخرى ، أو نسخها إلى لوحات أخرى ، أو أرشفتها عند الانتهاء.

بدء مجلس جديد

الخطوة الأولى هي إضافة لوحة جديدة. في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة (بمجرد تسجيل الدخول) ، اضغط على الزر +. ثم اختر “إنشاء مجلس“ من القائمة المنسدلة.

سيُطلب منك بعد ذلك إعطاء اسم لمجلس الإدارة ومستوى للخصوصية وخلفية. إذا كنت قد أنشأت فريقًا بالفعل ، فيمكنك اختيار تعيين اللوحة لهذا الفريق.

كلمة سريعة عن مستويات الخصوصية: إذا تركت اللوحة عامة ، فسيتم فهرستها بواسطة محركات البحث والوصول إليها من قبل أي شخص يعثر عليها على Google. تم مؤخرا الكشف عن أن العاملين في أوبر كانوا يستخدمون Trello لإدراج كلمات مرور الشركة الحساسة ، والتي تم التقاطها من قبل Google.

لذا كن حذرًا وإذا كان يجب عليك استخدام Trello لكلمات المرور ، فقم بتعيين مستوى الخصوصية على نشر. على الرغم من كلمات المرور ، يجب عليك حقًا باستخدام مدير كلمات المرور.

إضافة قائمة جديدة

بمجرد الحصول على لوحتك الجديدة ، حان الوقت لبدء قائمة جديدة. يمكنك جعله بالطريقة التي تريدها ولكنني عادة أقوم بإنشاء لوحاتي مع قوائم في مراحل مختلفة من العملية. وبالتالي “قيد الانتظار،" “في تقدم“ وهكذا دواليك. أو يمكن أن يكون لديك قوائم للمشاريع التي لها مهام متعددة مثل “تزيين المنزل,” “تحقيق السلام العالمي " “غزو ​​الفضاء الخارجي.”

لإضافة قائمة جديدة ، انقر فوق أضف قائمة.

ثم اكتب عنوان تلك القائمة واحفظه.

اشطف وكرر أي قوائم أخرى يحتاجها المجلس (إن وجدت).

إضافة بطاقة جديدة

حان الوقت الآن لإضافة بطاقة جديدة ، وهناك العديد من العناصر المختلفة للبطاقة التي تجعلها قوية.

صنع بطاقة جديدة

في القائمة المناسبة ، انقر فوق إضافة بطاقة.

الآن اكتب المهمة التي تريد إضافتها. احفظه بالنقر على اللون الأخضر أضف زر.

كرر كما كان من قبل للمهام الأخرى التي تحتاج إلى إضافتها (إن وجدت).

ولكن هذه مجرد بداية لما يمكنك إضافته إلى البطاقة ، والتي يمكنك رؤيتها إذا نقرت عليها لفتحها.

تعيين مستخدمين آخرين

أولاً ، إذا قمت بإنشاء فريق ، وتمت دعوة آخرين للوصول إلى اللوحة ، يمكنك تعيين شخص لمهمة معينة. أو فقط ضع علامة عليها حتى يتم ربطها في المحادثة على تلك البطاقة.

لإضافة شخص إلى البطاقة ، فقط اضغط على أفراد وانقر على رمز الشخص الذي تريد إضافته. وبالمثل ، يمكن إزالتها من البطاقة عن طريق النقر فوق gravatar مرة أخرى.

إضافة ملاحظات ومرفقات

سواء كان ذلك لصالح الذاكرة الخاصة بك أو لتقديم المشورة للآخرين ، فقد يصبح من الضروري ترك الملاحظات. يمكنك القيام بذلك في أعلى الملاحظة وترك الروابط القابلة للنقر فيها أيضًا.

يوجد أسفل قسم الملاحظات منطقة لتحميل المرفقات. يمكن أن يكون هذا أي شيء من مستند إلى ملف مضغوط إلى صورة. إذا كانت الصورة ، ستظهر الصورة على البطاقة

إضافة تاريخ استحقاق

إذا كانت المهمة لها موعد نهائي ، يمكنك تعيين تاريخ استحقاق لها. ثم ستتلقى تذكيرات عندما يقترب التاريخ ، وعندما يمر التاريخ.

إضافة ملصقات ملونة

أقوم بإضافة ملصقات ملونة إلى قائمة العمل الخاصة بي لإظهار العمل بسبب العملاء. لذلك الأحمر هو groovyPost على سبيل المثال.

يمكنك تحرير التسميات لقول أي شيء تريده ، ويمكنك إضافة أي عدد تريده إلى البطاقة.

إضافة تعليقات

إذا كان بإمكان الأشخاص الآخرين الوصول إلى بطاقاتك ، فسيبدأون في النهاية في ترك التعليقات. يمكنك استخدام @ لوضع علامة على الأشخاص في تعليقات محددة وسيتلقون إشعارًا من Trello.

بطاقات نقل ونسخ ومشاهدة وأرشفة

هناك أيضًا أربعة إجراءات أخرى يمكنك اتخاذها على البطاقة.

نقل

إذا كان لديك لوحات متعددة ، يمكنك نقل البطاقات بين لوحة وأخرى. لذا إذا أردت نقل بطاقة من لوحة groovyPost إلى أحد الألواح الشخصية الخاصة بي ، فإن هذا الخيار سينقل البطاقة. إلى جانب جميع التعليقات والمرفقات ، وما إلى ذلك.

نسخ

هذا هو نفس نقل الخيار ، باستثناء أنه لن يتم نقل البطاقة بالكامل. نسخ للتو. أستخدم هذا طوال الوقت لنسخ واجبات groovyPost الخاصة بي إلى لوحة العمل الخاصة بي.

راقب

إذا كان هناك شخص آخر لديه بطاقة على السبورة ، يمكنك اختيار مشاهدتها وإعلامك بالتعليقات الجديدة ، دون المشاركة بنفسك بالفعل. يُعرف أيضًا باسم "وضع lurker" (حسنًا ، أسميه ذلك).

أرشيف

لا يوجد شيء مثل "حذف" في Trello. بدلاً من ذلك ، لإزالة بطاقة أو قائمة أو لوحة ، يمكنك "أرشفتها". ستختفي بعد ذلك ولكن يمكن إعادتها بسهولة إذا كنت بحاجة إليها مرة أخرى لاحقًا.

استخدامات أخرى لتريلو

لدى Trello العديد من الاستخدامات إذا كنت تفكر في ذلك وتفكر بشكل جانبي. تحقيقا لهذه الغاية ، لدى Trello صفحة تسمى "إلهام تريلو". يمنحك قوالب وأفكار استخدام لا حصر لها.

دمج Trello مع التطبيقات الأخرى باستخدام IFTTT.

أنا من أشد المعجبين بـ IFTTT (If This Then That) ، وقد فعلوا ذلك عدد كبير من البرامج النصية الآلية لـ Trello. تحقق منها.

استنتاج

هذا قد خدش فقط سطح ما يمكن أن يفعله Trello لجعل حياتك أكثر تنظيماً. هل تستخدم Trello؟ إذا كان الأمر كذلك ، فما الذي تستخدمه؟