10 نصائح Microsoft Excel يجب أن يعرفها كل مستخدم

كيف

بواسطةأندريه دا كوستا

تاريخ آخر تحديث9 أكتوبر 2019

Microsoft Outlook و Microsoft Word و Microsoft Excel هم أصحاب الوزن الثقيل الثلاثة في مجموعة Microsoft Office. أظهرنا لك مؤخرا بعض أفضل الميزات التي يجب أن يعرفها كل مستخدم لـ Microsoft Word وبعض النصائح زيادة إنتاجية Outlook. وبنفس الروح ، سنغطي الآن نصائح Microsoft Excel الأساسية التي يجب أن يعرفها كل مستخدم.

Microsoft Excel هو تطبيق جداول البيانات المعياري للصناعة. يعد Microsoft Excel 2016 مجموعة كبيرة من الأدوات التي تتيح لك معالجة البيانات وتنظيمها وتحليلها وتنسيقها في جدول بيانات. على الرغم من أن Excel كان شريان الحياة للعديد من مكاتب الشركات وشركة الأبحاث والزي المالي ، إلا أن Excel يمكن أن يكون مفيدًا وقويًا بالنسبة للمستخدمين العاديين. سواء كنت مستخدمًا منزليًا تدير ميزانية منزلية ، أو مالكًا تجاريًا صغيرًا يدير المخزون ، أو مدرسًا في المدرسة يحضر يوميًا ، سيجعل Excel حياتك أسهل إذا تعلمت استخدامها. دعونا نلقي نظرة على تلك النصائح.

نصائح أساسية لبرنامج Microsoft Excel 2016

1. تغيير حجم الأعمدة والصفوف

إن ارتفاع وعرض الخلية الافتراضية في Excel بالكاد يناسب مقاسًا واحدًا. من المحتمل أنك ستحتاج إلى ضبط عرض العمود وارتفاع الصف ليلائم بياناتك. للقيام بذلك ، انقر فوق العمود أو الصف ، حدد الصفحة الرئيسية انقر فوق علامة التبويب شكل زر داخل الخلايا مجموعة. اختر ما إذا كنت تريد ضبط الارتفاع أو العرض.

أدخل المبلغ ثم انقر فوق موافق. يجب تعديل العمود أو الصف وفقًا للقياس الدقيق.

يمكنك أيضًا تغيير حجم الأعمدة والصفوف يدويًا باستخدام الماوس. ضع مؤشر الماوس بين العمود أو الصف ، وانقر فوق زر الماوس الأيسر ، ولاحظ البالون العائم ثم اسحب وتمدد حتى يتم تحقيق الحجم المطلوب.

وإليك نصيحة مفيدة: ما عليك سوى النقر نقرًا مزدوجًا فوق الحد الأيمن للعمود لضبط حجم العرض تلقائيًا على البيانات.

2. إضافة أو إزالة أعمدة أو صفوف أو خلايا

إذا كنت بحاجة إلى عمود أو صف أو خلية إضافية ، فيمكنك إدراجه بسهولة باستخدام الأمرين Insert و Delete Cells. انقر على إدراج زر داخل الخلايا المجموعة ، ثم حدد الخيار المناسب.

يمكنك أيضًا حذف عمود من نفس المجموعة ؛ انقر فوق قائمة "حذف" ، ثم اختر الإجراء المناسب.

يمكن تنفيذ نفس الإجراء عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على العمود أو صف الخلية.

تعلم المزيد عن حذف الخلايا الفارغة في Microsoft Excel.

3. أجزاء التجميد

إذا كنت تريد التمرير عبر جدول بيانات دون فقدان التركيز على جزء معين من الورقة أو البيانات ، فإن وظيفة Freeze Panes هي الطريقة المثلى للقيام بذلك. حدد الصف أو العمود حيث تبدأ البيانات في الورقة.

حدد رأي انقر فوق علامة التبويب أجزاء التجميد القائمة ثم انقر فوق أجزاء التجميد.

عند التمرير ، ستظل العناوين أو الأعمدة مرئية.

4. تغيير محاذاة النص في الخلايا

إذا كنت بحاجة إلى إنشاء سجل أو تصنيفات ، يمكنك استخدام مربع حوار تنسيق الخلايا لضبط محاذاة النص داخل الخلايا. حدد الخلايا التي تريد تطبيق التنسيق عليها ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق التحديد ثم انقر تنسيق الخلايا….

انقر على انتقام التبويب ثم استخدم الماوس لتغيير اتجاه النص أو إدخال قيمة. عند الرضا ، انقر فوق موافق.

سيظهر النص داخل الخلايا مائلًا الآن.

5. استخدام حماية الخلية لمنع تحرير منطقة من جدول البيانات

إذا شاركت مصنفًا مع مستخدمين آخرين ، فمن المهم منع التعديلات غير المقصودة. هناك عدة طرق يمكنك من خلالها حماية الورقة ، ولكن إذا كنت ترغب فقط في حماية مجموعة من الخلايا ، فإليك كيفية القيام بذلك. أولاً ، تحتاج إلى تشغيل حماية الورقة. انقر فوق القائمة تنسيق ثم انقر فوق حماية الورقة. اختر نوع التعديلات التي تريد منع المستخدمين الآخرين من إجرائها. أدخل كلمة المرور الخاصة بك ، انقر فوق موافق ثم انقر فوق حسنا للتأكيد.

حدد مجموعة من الصفوف أو الأعمدة التي تريد منع المستخدمين الآخرين من التحرير.

انقر على شكل القائمة ، ثم انقر فوق قفل الخلية.

في أي وقت يحاول المستخدم إجراء تعديلات عليه ؛ سوف يتلقون رسالة الخطأ التالية.

لحماية جدول بيانات كامل ، راجع مقالنا للحصول على إرشادات حول تطبيق التشفير وكلمات المرور على جداول بيانات Excel وملفات Office.

6. تطبيق تنسيق خاص على الأرقام والعملة في الخلايا

إذا كنت بحاجة إلى تطبيق قيمة عملة معينة أو تحديد العلامة العشرية للأرقام في جدول البيانات ، فيمكنك استخدام أعداد علامة التبويب داخل الخلايا الرسمية الحوار للقيام بذلك. حدد الأرقام التي تريد تنسيقها ، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق التحديد ، ثم حدد علامة التبويب أرقام. حدد العملة في قائمة الفئة ، ثم اختر عدد المنازل العشرية وتنسيق العملة.

7. خمس وظائف Excel أساسية يجب أن تعرفها - المجموع ، المتوسط ​​، الحد الأقصى ، الحد الأدنى ، العدد

تكمن قوة Excel الحقيقية الهائلة في وظائفها وصيغها. تتيح لك الوظائف الأساسية إجراء عمليات حسابية سريعة ، بينما تتيح لك الوظائف المتقدمة تحليل بعض الأرقام الجادة وإجراء تحليل معقد. تمامًا كما يجب أن يعرف الجميع حبال التنسيق في Word ، يجب أن تعرف أيضًا الوظائف الأكثر شيوعًا في Excel.

مجموع - يحسب إجمالي مجموعة من الخلايا.

معدل - يحسب متوسط ​​مجموعة من الخلايا.

ماكس - تحسب القيمة القصوى في نطاق من الخلايا.

الحد الأدنى - يحسب القيمة الدنيا لمجموعة من الخلايا.

العد - يحسب عدد القيم في نطاق من الخلايا ، وتجنب الخلايا الفارغة أو التي لا تحتوي على بيانات رقمية.

إليك كيفية استخدام دالة. أدخل تسميات الأرقام التي تريد إنتاج الحساب لها. حدد وظيفة علامة التبويب ، ثم اختر فئة الوظيفة التي ترغب في تطبيقها. انقر إدراج دالة زر داخل مكتبة الوظائف جماعة أو صحافة Shift + F3 على لوحة المفاتيح. حدد الوظيفة التي تحتاجها أو استخدم ميزة البحث عن وظيفة ثم انقر فوق موافق.

بمجرد العثور على الوظيفة ، حددها ثم انقر فوق حسنا.

قم بإجراء أي تعديلات مناسبة على النطاق الذي تقوم بحسابه ، ثم انقر فوق موافق لتطبيق الوظيفة.

8. إنشاء الرسوم البيانية ومعالجتها

ميزة مميزة في Microsoft Excel ، إنشاء الرسوم البيانية تسمح لك بتقديم بياناتك بشكل جيد بصريًا. يجعل Excel العملية سهلة للغاية ؛ قم بتمييز مجموعة من البيانات في الورقة الخاصة بك ، حدد علامة التبويب إدراج ، ثم انقر فوق انظر جميع الرسوم البيانية زر.

انقر على جميع الرسوم البيانية علامة التبويب ، ثم تصفح قائمة أنماط المخططات.

يمكنك أيضًا التمرير فوق عينة لرؤية معاينة لما سيبدو عليه المخطط. بمجرد الرضا ، انقر فوق حسنا لإدراج الرسم البياني في جدول البيانات. إذا كنت تفضل الاحتفاظ بها في ورقة منفصلة ، فحدد المخطط وانقر فوق تحريك الرسم البياني، حدد ورقة جديدة ثم انقر فوق حسنا.

9. تكشف الصيغ

إذا كنت تريد التحقق من صحة الحسابات في المصنف الخاص بك ، فإن الكشف عن الصيغ الخاصة بك هي الطريقة للقيام بذلك.

حدد الصيغ انقر فوق علامة التبويب إظهار الصيغ وتقع في تدقيق الصيغة مجموعة.

يمكنك الآن التحقق بسهولة من الصيغ المستخدمة في الورقة الخاصة بك وطباعتها أيضًا. إنها طريقة رائعة للعثور على الأخطاء أو لفهم من أين تأتي الأرقام.

10. تكبير خيارات الطباعة عند طباعة مصنفات كبيرة

تعمل جداول البيانات بشكل رائع على الشاشات العريضة الكبيرة ، ولكن في بعض الأحيان قد تحتاج إلى طباعة المصنف الخاص بك. إذا لم تكن حذرًا ، فقد ينتهي بك الأمر إلى إهدار الكثير من الورق على شيء غير قابل للقراءة في الغالب. يعتني Excel بهذا باستخدام خيارات الطباعة Backstage ، والتي تتيح لك ضبط حجم الصفحة واتجاهها. من الأفضل طباعة جداول البيانات على ورق بحجم قانوني باستخدام الاتجاه الأفقي.

إذا كنت بحاجة إلى ضبط الهوامش لملاءمة معلومات إضافية على ورقة واحدة عند الطباعة ، فانقر فوق الزر إظهار الهوامش في الركن الأيمن من علامة تبويب طباعة الكواليس.

يمكنك بعد ذلك استخدام الهوامش لضبط الأعمدة لتناسب أي بيانات قد تنتقل إلى صفحة أخرى.

إذا لم تتمكن من الحصول على جميع البيانات في صفحة واحدة ، فاستخدم مربع حوار إعداد الصفحة لإجراء المزيد من التعديلات. يمكن أن تساعدك قائمة القياس في تقليل حجم النص لتناسبه بشكل أفضل. حاول عدم تغيير الحجم كثيرًا ، لأنك تريد إبقاء النص مقروءًا.

يمكنك أيضًا استخدام نفس مربع الحوار لتزيين جدول البيانات برأس وتذييل إذا رغبت في ذلك.

هذه نظرة على بعض الأساسيات التي يجب على كل مستخدم Excel معرفتها. إذا كنت ترغب في الانتقال إلى بعض المواضيع المتقدمة ، فراجع مقالاتنا السابقة حول استخدام ميزات مثل دالة VLOOKUP, الجداول المحورية, إضافة علامة مائية إلى المصنفات الخاصة بك أو باستخدام آلة حاسبة مدمجة. هل لديك ميزة مفضلة أو موفرون للوقت في Excel؟ قل لنا في التعليقات.