ما هي ملفات Outlook PST ولماذا تستخدمها... أم لا؟

حول كل شخص أتحدث معه في العمل يشكو من حجم حساب البريد الإلكتروني لشركاتهم. عادة لا تكون مشكلة (ولكن لا يزال الناس يشكون) لأنه عندما يقترب صندوق البريد من الحد الأقصى ، في الغالب ستحذر خوادم البريد الإلكتروني (مثل Microsoft Exchange) المستخدم حتى يتمكنوا من تنظيف صندوق البريد قبل الخادم يفرض حدود حجمها عن طريق تقييد الإرسال / التلقي من الخادم.

الآن ، هذا كل شيء جيد وداندي حتى... تذهب في إجازة لبضعة أيام ، تأتي تحذيرات حجم البريد الإلكتروني وتذهب ، ثم كابوم !!! صندوق البريد الخاص بك ممتلئ ، ولم يعد بإمكانك إرسال / استقبال البريد الإلكتروني من هاتفك المحمول أو حتى OWA (Outlook Web Access) لهذه المسألة. لقد تلقيت المكالمة مليون مرة. لا يمكن لهاتف iPhone إرسال رسائل بريد إلكتروني ، مساعدة!

• اذا مالعمل؟
• هل هناك حل لصناديق البريد هذه ذات الحجم غير الكافي؟
• ماذا علي أن أفعل قبل أن أذهب في إجازة؟

الآن أعرض لكم على الشائنة (وفقا لتكنولوجيا المعلومات) ملف Outlook PST.

ما هي ملفات Outlook .PST؟

• يمكن إنشاء ملفات بيانات Outlook أو ملفات Microsoft Outlook .PST (كما هي معروفة أكثر) باستخدام Microsoft Outlook لنقل أو نسخ البريد الإلكتروني والمرفقات من حساب علبة البريد الخاصة بالخادم إلى منطقتك المحلية كمبيوتر. بشكل أساسي ، إنه ملف أرشيف أو ملف تخزين محلي تقوم بإنشائه لتخزين البريد الإلكتروني والمرفقات على محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر أو محرك أقراص USB أو مشاركة الخادم (بناءً على مكان إنشائه وتخزينه).

كم يمكنك تخزينه في ملفات Outlook .PST؟

• قبل الإصدار Outlook 2003/2007 ، كان يمكن لملفات .PST تخزين 2 غيغابايت فقط من البريد الإلكتروني والمرفقات. مع Outlook 2003 و Outlook 2007 ، تغير التنسيق مما سمح لملفات .PST بالنمو حسب الحاجة إلى أكثر من 20 غيغابايت في الحجم ما لم يكن الافتراضي تم تعديل التكوين.
• بصراحة ، لا تسمح لهم بالحصول على 20 العربات. انه كثير فكرة أفضل للحفاظ على ملفات .PST الخاصة بك لا أكبر من عدد قليل من العربات. إذا كنت بحاجة إلى مساحة تخزين أكبر ، فقم بإنشاء ملف .PST جديد بدلاً من إنشائه ضخم أرشيف .PST. كلما زاد حجم ملفات .PST ، زادت فرصة تلف البيانات وفقدانها (بالإضافة إلى صعوبة الاحتفاظ بنسخة احتياطية من الأولاد السيئين). يمكنك إرفاق أكبر عدد ممكن من ملفات .PST الملفات إلى عميل Outlook الخاص بك حسب الحاجة ، لذا ما عليك سوى فصل بريدك الإلكتروني منطقيًا عبر ملفات .PST متعددة إذا كنت بحاجة إلى تخزين أكثر من عدد قليل من GIGs القديمة البريد الإلكتروني.
• نصيحة - إذا كنت تستخدم ملفات .PST لأرشفة البريد الإلكتروني القديم ، فاضغط عليها بعد نسخ جميع البيانات القديمة إليها. عادة ما يكون البريد الإلكتروني مجرد نص ، لذلك فهو يضغط بشكل جيد جدًا.

كيف يمكنني إنشاء ملفات Outlook .PST؟

• إنه سهل ، إليك بعض الأدلة برنامج Outlook 2007, 2013 و 2016.

لماذا استخدام / إنشاء ملفات .PST؟ فوائد؟

حجم صندوق البريد

• تذكر الفقرة الأولى من هذه المادة؟ يحد معظم مديري البريد الإلكتروني من حجم صناديق بريد الشركات. كلما زاد حجم صندوق البريد ، زادت مساحة القرص التي يحتاجون إليها ، وكلما احتاجوا إلى نسخ احتياطي ووقت أطول يحتاجون إليه لإجراء عمليات النسخ الاحتياطي.
• إذا كان لديك حزمة بريد إلكتروني (مثلي) ، فإن صندوق بريد 200 ميغا بايت لن يقطعه. هذا هو المكان الذي تأتي فيه ملفات .PST. ما عليك سوى إنشاء ملف .PST وسحب وإفلات بريدك الإلكتروني فيه. إنها تعمل تمامًا مثل مجلد صندوق البريد العادي في Outlook. اسحب وأفلت. انه سهل! المنتدى>.
• تقوم أحدث إصدارات Windows Search بفهرسة صندوق البريد الخاص بك وجميع ملفات .PST المحلية (قابلة للتكوين) والتي تتيح الوصول الفوري إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني عبر ميزات البحث المضمنة في Microsoft الآفاق.

النسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث

• إذا لم يكن لديك (أو تثق) مشرف بريد إلكتروني يجري نسخًا احتياطية لخادم بريدك الإلكتروني بانتظام ، فقم بنسخ بريدك الإلكتروني (نعم ، لست بحاجة إلى نقل البريد إلى ملفات .PST ، يمكنك نسخه أيضًا) إلى ملف .PST المحلي هو طريقة سريعة وسهلة لضمان إمكانية استعادة بريدك الإلكتروني في خادم DR سيناريو.

قابلية التنقل

• تجعل ملفات .PST البريد الإلكتروني المحمولة. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تريد نقل البريد الإلكتروني من صندوق بريد إلى آخر. على سبيل المثال ، ربما وظائفك المتغيرة وترغب في جلب بعض البريد الإلكتروني القديم. أو ربما تغير مقدمي الخدمة المضيفة. أو ربما تريد نسخ بريدك الإلكتروني الشخصي وعملك إلى ملف .PST ، واحتفظ به على محرك أقراص USB صغير واحتفظ به معك في جميع الأوقات. كما قلت ، فإن ملفات .PST تبقي البريد محملاً للغاية. ونعم ، كذلك هو حساب GMAIL ولكن هذه المقالة ليست حول GMAIL :)

الأمان

• هل تعلم أنه يكاد يكون من المستحيل تتبع / تدقيق ما إذا كان رجل / قسم تكنولوجيا المعلومات لديك يقرأ بريدك الإلكتروني؟ يضيف نقل البريد الإلكتروني "الحساس" أو "السري" خارج خادم البريد الإلكتروني / Exchange إلى ملف .PST محلي طبقة من الأمان.
• ملحوظة: تتمتع معظم أقسام تكنولوجيا المعلومات بالقدرة على الحصول على ملفات .PST الخاصة بك دون أن تعرفها مباشرة من محرك الأقراص الثابتة في العمل. ولهذا السبب ، من الضروري تطبيق أمان إضافي على محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر. سأكتب مقالاً حول هذا الموضوع بعد قليل ، لكن في الوقت الحالي ، ألق نظرة عليه هذه مقالة - سلعة. إنها "GEEKY" قليلاً ، لذلك سأتابعها قريبًا بمقالة تشرح بعض الخيارات لتأمين ملفات .PST.

ما هي سلبيات استخدام ملفات .PST؟

الوصول عن بعد

• بمجرد البريد انتقل إلى ملف .PST ، لن يكون متاحًا على الخادم بعد الآن باستخدام تطبيقات الوصول عن بُعد مثل OWA أو الهواتف المحمولة التي تتزامن مع صندوق البريد الخاص بك. للوصول إلى البريد الإلكتروني في ملفات .PST ، ستحتاج إلى استخدام عميل Microsoft Outlook كامل. يمكن أن يساعد محرك أقراص USB صغير في هذه المواقف. ومع ذلك ، لا تزال غير مريحة مثل ترك البريد الإلكتروني على الخادم.

الناس لا يحبونك ، ومن الممكن أن تفقد وظيفتك

• يمكن لملفات .PST بمرور الوقت (اعتمادًا على مقدار البريد الإلكتروني الذي تتلقاه / تحتفظ به) أن تشغل مساحة كبيرة على جهاز الكمبيوتر المحلي أو مشاركة الخادم ، اعتمادًا على مكان تخزينها. يكره رجال تكنولوجيا المعلومات أي شيء يجعلهم يعملون على أي شيء ما لم يتم بناء سيرتهم الذاتية ، لذا فإن وضع الكثير من البيانات في مكان ما يتطلب منهم شراء المزيد من مساحة القرص يزعجهم.
• لا يحب القسم القانوني للشركة ومعظم أقسام إدارة السجلات ملفات .PST لأنها تسمح لك للمستخدم النهائي بتجاهل أو تجاوز سياسات الاحتفاظ بوثائق الشركة / إتلافها بسهولة.
• لا تحب فرق أمن معلومات الشركة أيضًا ملفات .PST لأنه إذا طلبت منها Legal استرداد البيانات لدعوى قضائية أو أمر استدعاء ، يمكن أن تؤدي ملفات .PST إلى تفاقم تكلفة البيانات وجهدها التعافي.

أداء النظام والدماغ

• كلما كان لديك المزيد من البريد الإلكتروني ، كلما زادت الحاجة إلى تتبع البريد الإلكتروني أنت وجهاز الكمبيوتر الخاص بك ومعالجته.
• نظرًا لفهرسة المزيد من رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات بواسطة "بحث Windows" (أو بعض مفهرس البريد الإلكتروني / النظام) ، سيكون الفهرس أكبر ، وستستغرق عمليات البحث وقتًا أطول.

لذا ، آمل أن أكون قد أجبت على جميع أسئلتك حول ملفات Microsoft Outlook .PST وغطت بعض الإيجابيات والسلبيات عالية المستوى. ولكن في حال فاتني أي شيء ، فلا تتردد في ترك تعليق أو نشر سؤالك في المنتدى.