10 نصائح لإنشاء سياسة وسائط اجتماعية لعملك: ممتحن وسائل التواصل الاجتماعي

سياسات. يمكن أن تكون كلمة قذرة ، خاصة في مجتمعات وسائل التواصل الاجتماعي.

لماذا ا؟ سياسات وسائل التواصل الاجتماعي المكتوبة بشكل سيئ تقيد وتردع وتقضي على مشاركة وسائل التواصل الاجتماعي - بالضبط ضد لما تريده الشركات.

ومع ذلك، تدعم سياسات الوسائط الاجتماعية الرائعة وتحمي وتمكّن المشاركة عالية الجودة. إنه يتعلق بالتمكين والثقة.

كما كتبت بيث كانتر ، "الثقة أرخص من السيطرة.”

تشرح هذه المقالة كيف تختلف سياسات وسائل التواصل الاجتماعي عن السياسات الأخرى وتقدم لك ذلك 10 نصائح للمساعدة في إنشاء سياسة فعالة لوسائل التواصل الاجتماعي.

لماذا سياسات وسائل التواصل الاجتماعي؟

سياسات وسائل التواصل الاجتماعي مختلفة. في معظم السياسات والإجراءات ، نوثق ما يجب على الموظفين فعله في مواقف معينة: "إذا حدث هذا ، فافعل ذلك". بالنسبة لوسائل التواصل الاجتماعي ، لا توجد طريقة لمعرفة المواقف التي قد تنشأ بالضبط - أو في كثير من الحالات - كيف يجب على الموظفين التعامل معها بشكل أفضل تعد كل شبكة وسائط اجتماعية وكل علاقة فريدة وتتغير بيئة الوسائط الاجتماعية يوميًا.

المخاطر غير مؤكدة. المحاكم بصدد تفسير القوانين فيما يتعلق بوسائل التواصل الاجتماعي. حتى تنضج عملية التفسير - وسيستغرق ذلك

سنوات – تعمل المنظمات بدون توجيه محدد. تشمل المشكلات التي قد تنشأ ما يلي: سرية الموظف و / أو العميل ، وقضايا علاقات العمل ، والاستيلاء على العلامة التجارية ، وسوء التواصل ، وإرسال الرسائل غير المرغوب فيها ، وما إلى ذلك.

في ظل بيئة غير مؤكدة ومخاطر غير واضحة ، كيف نمضي قدمًا؟

هناك المئات من نماذج سياسات الوسائط الاجتماعية على الإنترنت. إذا كنت تبحث عن نقطة بداية ، فستجد بالتأكيد أفكارًا هنا و هنا.

ومع ذلك ، من أجل إنشاء سياسات تعمل - عمل حقيقي - يجب علينا أولا وضع الأساس.

هنا 10 استراتيجيات يمكنك تنفيذها اليوم.

# 1: اجمع فريقك

لا يمكن كتابة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي من قبل شخص واحد فقط. يجب أن تكون فريدة لمؤسستك ويجب أن تتضمن بشكل مثالي مدخلات من العديد من الأشخاص المختلفين بمجموعة متنوعة من مجموعات المهارات.

يضمن نهج الفريق إدارة المجالات الرئيسية للمخاطر بشكل صحيح وأن أي تحديات قد تنشأ في المستقبل يتم التعامل معها بشكل مناسب.

إلى جانب الموظفين المشاركين مباشرة في وسائل التواصل الاجتماعي ، قد يشمل أعضاء الفريق المحتملين: الرئيس التنفيذي ومدير الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات مدير ، مدير تسويق / تطوير ، مدير برنامج / قسم ، محام خبير في وسائل التواصل الاجتماعي وواحد على الأقل مواطن رقمي.

لا تقلق ، فليس كل عضو في هذا الفريق بحاجة إلى أن يكون على دراية بالتفاصيل الدقيقة لأنشطة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك. فكر في الأمر بهذه الطريقة: إذا حدثت أزمة ، فما هي المعلومات التي يحتاجها فريقك (حول الشؤون الاجتماعية وسائط الإعلام والمشاهد القانونية وكذلك مؤسستك وقيمك) من أجل الاستجابة بشكل مناسب على وسائل التواصل الاجتماعي وسائل الإعلام؟

# 2: التركيز على خلق الثقافة

وسائل التواصل الاجتماعي عضوية. يتغير كل يوم. من غير المحتمل أن تكون السياسات البيروقراطية ناجحة. بدلاً من ذلك ، نريد ثقافة الابتكار ومشاركة الأفكار وحل المشكلات والإبداع. هناك ارتباط مباشر بين الثقافة والسياسات التنظيمية الداخلية. في الواقع ، السياسات التي نكتبها تشكل ثقافتنا.

أثناء كتابة سياساتك ، تشمل العمليات التي تعزز ثقافة التقييم والتعلم. فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب وضعها في الاعتبار:

• منظمة الصحة العالمية في فريق التواصل الاجتماعي الخاص بك؟
• كم مرة هل يتقابلون
• كيف معالجة المشاكل / التحديات ومن؟
• كيف يمكنك وثيقة التعلم الجماعي?
• كيف سنفعل تقييم نجاحاتنا ونتعلم من إخفاقاتنا؟

في سياساتك ، يمكنك ذلك الإقرار بالقيم الثقافية لوسائل التواصل الاجتماعي المتمثلة في الشفافية والاتساق والتواصل والإبداع والسرعة. مع وضع هذه القيم في الاعتبار ، بناء عمليات تؤكد على التدريب والدعم والتقييم.

إذا كان مفهوم ثقافة وسائل التواصل الاجتماعي جديدًا بالنسبة لك ، فتحقق من 26 إحصائيات واعدة لوسائل التواصل الاجتماعي للشركات الصغيرة. يقدم نظرة عامة رائعة على مشهد الوسائط الاجتماعية ولماذا يؤثر على الأعمال التجارية.

رقم 3: النظر في التداعيات القانونية ، بما في ذلك مجلس مراجعة علاقات العمل الوطني (NLRB)

العديد من قضايا المحاكم الصادرة عن وسائل التواصل الاجتماعي هي قضايا علاقات عمل. تم سن قانون علاقات العمل الوطني (NLRA) في المقام الأول لحماية حقوق الموظفين في التنظيم.

تقليديا ، يتم تنظيم الموظفين بشكل شخصي أو عبر الهاتف. مع ظهور وسائل التواصل الاجتماعي ، يحدث أيضًا عبر الإنترنت. لا يهم إذا كان الموظفون منتمين إلى نقابات أم لا ؛ لديهم الحق في مناقشة شروط العمل مع زملائهم الموظفين.

هذا يعني أنه حتى المحادثة غير الرسمية على Facebook حول ظروف العمل قد تكون محمية بموجب قانون NLRA. تختلف كل حالة عن الأخرى ، ولكن الخلاصة هي: كن حذرًا جدًا بشأن إخبار الموظفين بما يمكنهم وما لا يمكنهم فعله على مواقع التواصل الاجتماعي الشخصية الخاصة بهم. يمكن لهذه اللغة أن تأتي بنتائج عكسية بسرعة.

في أغسطس 2011 ، أصدر NLRB مذكرة فيما يتعلق 14 من هذه الحالات. قدمت هذه المذكرة توضيحات للقضايا وكذلك أسباب القرارات المتخذة. أوصي بشدة أن أصحاب العمل اقرأ هذه المذكرة وشاركها مع الجميع في فريق وسائل التواصل الاجتماعي.

رقم 4: سياسات عامة منفصلة عن الإرشادات الخاصة بالموقع

يتغير مشهد وسائل التواصل الاجتماعي كل يوم. إذا كانت سياساتك تركز بشكل ضيق على موقع وسائط اجتماعية محدد ، فستنتهي بسرعة كبيرة. بشكل عام ، ينبغي للسياسة ركز على الصورة الكبيرة: من يفعل ماذا (الادوار والمسؤوليات)، نظرة عامة حول كيف يمكنهم / لا يمكنهم فعل ذلك (الامتثال القانوني والعلامة التجارية ، على سبيل المثال) و لماذا نفعل ذلك على الإطلاق (الغرض والقيم).

يمكن إنشاء إرشادات مكتوبة منفصلة لتسجيل التفاصيل الدقيقة لموقع معين على وسائل التواصل الاجتماعي. تساعد هذه الإرشادات بشكل كبير في حالة دوران الموظفين. عملية كما تساعد صياغة المبادئ التوجيهية الموظفين على فهم وشرح ما يفعلونه وكيف يفعلون بشكل أفضل.

# 5: لا تقم بإعادة اختراع العجلة

من المحتمل أن لديك بالفعل العديد من السياسات الداخلية المعمول بها والتي تنطبق على أنشطة وسائل التواصل الاجتماعي. يتضمن هذا سياسات حول الخصوصية والموافقات على الصور واستخدام الإنترنت واستخدام الهاتف الخلوي وغيرها الكثير.

يمكنك الإشارة إلى هذه السياسات في سياسات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك، مع ملاحظة أي اختلافات في التطبيق قد تكون ضرورية مع وسائل التواصل الاجتماعي.

على سبيل المثال ، قد لا تناقش سياسة استخدام الهاتف الخلوي حاليًا استخدام الصور من كاميرات الهواتف المحمولة. شكرا ل تحديد الموقع الجغرافي، الصور التي التقطتها الهواتف المحمولة تقريبًا تحتوي على ترميز رقمي يخون موقعك الدقيق في تاريخ ووقت الصورة. إذا قمت بتحميل صورة تم التقاطها بكاميرا الهاتف الخلوي إلى مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بك ، فربما تعطي معلومات أكثر من اللازم.

قد تأخذ سياسة وسائل التواصل الاجتماعي هذا في الاعتبار من خلال مطالبة الموظفين بذلك استخدام البرنامج لتجريد الصور من معلومات تحديد الموقع الجغرافي قبل نشر الصور.

رقم 6: تضمين اللوائح الخارجية

معظم اللوائح القانونية (بما في ذلك HIPAA و FERPA والتوظيف العادل وما إلى ذلك) سارية المفعول عبر الإنترنت وغير متصل. استخدم سياسات وسائل التواصل الاجتماعي لتذكير الموظفين بوجوب الالتزام بهذه اللوائح. حيثما كان ذلك ممكنا، إعطاء أمثلة واضحة عن أنواع السلوك غير المقبولة.

ملاحظة: هذا هو الوقت المناسب للتفكير في تدريب الامتثال لشركتك. تؤثر وسائل التواصل الاجتماعي على كل جانب من جوانب حياتنا وأعمالنا. إذا كان تدريبك على الخصوصية والسرية والعلامة التجارية وما إلى ذلك ، لا يناقش حاليًا الشبكات الاجتماعية ، فقد حان الوقت لإدراجها.

# 7: إنشاء سياستين

يعتبر من أفضل الممارسات لديك سياستان لوسائل التواصل الاجتماعي: واحدة للموظفين الذين يستخدمون وسائل التواصل الاجتماعي لوظائفهم والأخرى للموظفين الذين يستخدمون وسائل التواصل الاجتماعي في حياتهم الشخصية.

يجب أن تركز السياسة الأولى على الأنشطة المتعلقة بالوظيفة تغطية كل شيء كنا نناقشه هنا: تحديد فريقك ، وتوضيح الأدوار والمسؤوليات ، وإرشادات العلامة التجارية ، والتوضيح بشأن السياسات الداخلية والخارجية التي يجب الالتزام بها.

يجب أن تركز السياسة الثانية على الموظفين الذين يستخدمون وسائل التواصل الاجتماعي في حياتهم الشخصية إعطاء الموظفين معلومات حول ما يمكنهم قوله وما لا يمكنهم قوله عن شركتك على موقعهم الشخصي.

بعض المنظمات - بما في ذلك المنظمات العسكرية والرعاية الصحية - سوف ترغب في ذلك كن محددًا جدًا بشأن ما لا يُسمح للموظفين بمشاركته عبر الإنترنت.

على سبيل المثال ، قد تظل الأسرار التجارية ومعلومات العميل وحتى مكان وجود الموظف في سرية تامة. المنظمات الأخرى سوف ترغب في ذلك تشجيع الموظفين على العمل كسفراء للعلامة التجارية. حتى أن البعض يذهب إلى أبعد من ذلك لتقديم إرشادات حول كيفية التحدث عن الشركة عبر الإنترنت. كيفما كنت ترغب في أن يقوم موظفوك بذلك ناقش (أو لا تناقش) شركتك عبر الإنترنت ، أعطهم التوجيه.

كلمتين من الحذر: 1) من الخطر مطالبة الموظفين باستخدام حساباتهم الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي للتواصل مع شركتك عبر الإنترنت. قد يختارون أن يفعلوا ذلك ، لكن دعوا ذلك اختيارهم. آخر شيء يريده أي مدير هو معرفة المزيد عن الحياة الخاصة للموظف أكثر مما يحتاج إلى معرفته. 2) قبل كتابة السياسة ، أعد قراءة النصيحة رقم 3 والمذكرة من المجلس الوطني لمراجعة علاقات العمل. قد يوفر لك الكثير من الصداع على الطريق.

رقم 8: التأكيد على التعليم

الحدود بين حياتنا الشخصية والمهنية غير واضحة. لم يدرك معظم الموظفين تمامًا التحديات التي قد تتطور نتيجة لانخفاض الخصوصية. كان القول المأثور ، "ما يحدث في فيغاس ، يبقى في فيغاس." اليوم ، البيان الأكثر دقة هو ، "ما يحدث في فيغاس ، يبقى على Facebook."

عندما قرأت قضايا المحكمة التي تطرأ على وسائل التواصل الاجتماعي ، يبدو لي أن العديد من القضايا نشأت عن جهل الموظف وليس عن قصد. لم يفكر العديد من الموظفين بشكل كامل في عواقب سلوكهم الإلكتروني. من خلال توفير تعليم السلامة عبر الإنترنت لموظفيهم ، يمنع أصحاب العمل المشاكل قبل أن تبدأ.

مثلما لديك سياستان ، واحدة للأنشطة المتعلقة بالوظيفة والأخرى للموظفين الذين يستخدمون وسائل التواصل الاجتماعي في حياتهم الشخصية ، يمكن أن يتخذ تعليم الموظف أيضًا مسارين:

• تقديم تدريب متعلق بالوظيفة للموظفين المشاركين في وسائل التواصل الاجتماعي نيابة عن المنظمة. يساعد التدريب المستمر والمنتظم في الحفاظ على تحديث مؤسستك ويمنح الموظفين فرصة للتواصل مع الآخرين في هذا المجال.
• تثقيف جميع الموظفين حول أمان الإنترنت. قد يشمل هذا التعليم كيفية حماية أنفسنا من الجرائم الإلكترونية وكيفية إنشاء سمعتنا على الإنترنت وحمايتها.

عندما يتعلق الأمر بالسلوك السيبراني المسؤول ، فإن أصحاب العمل لديهم فرصة فريدة للتثقيف بدلاً من التفويض. هذا الالتزام يدل على احترام الموظفين. يشعر الموظفون بالتقدير والثقة والإلهام. يستفيد الجميع.

# 9: اطلب من المحامي مراجعة السياسة

المشورة القانونية أمر بالغ الأهمية. من السهل الوقوع في الخطأ ، خاصة في مجالات علاقات العمل. تأكد أنك اسأل محامٍ لديه خبرة في هذا المجال - صديقك المحامي الضريبي لن يساعدك كثيرًا.

يمكن أن تكون المراجعة القانونية مكلفة ؛ ومع ذلك ، فإن الدعوى القضائية ستكون أكثر تكلفة بشكل كبير.

# 10: لا تدعها تجمع الغبار

تتغير البيئة الإلكترونية بشكل متكرر. يجب مراجعة سياسات وسائل التواصل الاجتماعي كل ستة أشهر على الأقل. اسمح لكل فرد في الفريق بمراجعة السياسة بشكل منفصل ثم معًا.

اسألوا أنفسكم ، هل هذا لا يزال ذا صلة؟ هل هذا يساعدنا على القيام بعملنا؟ كيف تغيرت بيئة وسائل التواصل الاجتماعي مؤخرًا؟ هل هناك أي تحديثات قانونية تنطبق؟

ليست سياسات وسائل التواصل الاجتماعي هي الجزء الأكثر إثارة في وسائل التواصل الاجتماعي ؛ ومع ذلك ، إذا تم تطويرها بشكل جيد ، فيمكنهم دعم وتمكين وإشراك الموظفين حيث يقومون بدورهم بإشراك عملائك.

ما رأيك؟ ما هي أفضل نصيحة تقدمها لشركة تكتب سياسة وسائل التواصل الاجتماعي؟ يرجى ترك أسئلتك وتعليقاتك في المربع أدناه.