كيفية استخدام الملء التلقائي في Excel لتوفير الوقت عند إدخال البيانات

كيف

بواسطةساندي وراتنهاوس

آخر تحديث في15 أكتوبر 2020

عندما يتعلق الأمر بإدخال البيانات في جداول بيانات Microsoft Excel ، فلا بد أن تكون هناك أوقات تكون فيها مجرد مهمة شاقة. قد ترغب في إدخال سلسلة من النصوص أو الأرقام أو التواريخ ، والتي يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً بالنسبة لجداول البيانات الكبيرة. لحسن الحظ ، يوفر Excel ميزة رائعة لتوفير الوقت تسمى التدوين الآلي.

باستخدام التدوين الآلي ، يمكنك ملء الخلايا تلقائيًا دون كتابة البيانات يدويًا في كل خلية. هنا ، سنوضح لك بالضبط كيفية استخدام الملء التلقائي وتوفير بعض الوقت والطاقة من خلال إدخال البيانات.

ما هو التدوين الآلي في Excel؟

باختصار ، تساعدك ميزة الملء التلقائي في Excel على ملء الخلايا في صفوف أو أعمدة ببيانات تستند إلى الخلايا الأخرى. يمكنك تعبئة الخلايا لأسفل أو لأعلى أو عبر ، وتشمل أنواع البيانات الأكثر شيوعًا سلسلة من الأرقام والأيام والأشهر والسنوات والتواريخ والأوقات والقوائم.

على سبيل المثال ، قد ترغب في سرد ​​أشهر السنة في العمود الأول. يمكنك كتابة الشهر الأول الذي تريد أن تبدأ به واسحب الخلايا أدناه ببساطة لإضافة الأشهر القادمة بالترتيب.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام "الملء التلقائي" لتنسيق الخلايا تلقائيًا مثل الخلايا الأخرى. على سبيل المثال ، ربما تستخدم لون تعبئة ونصًا غامقًا لبعض الخلايا في صف واحد. باستخدام الملء التلقائي ، يمكنك السحب عبر جميع الخلايا لتطبيق التنسيق فقط ، بدون البيانات.

الملء التلقائي لسلسلة نصية أو قائمة

نبدأ بمثالنا الأساسي ، إليك كيفية ملء سلسلة من الأشهر في عمود.

1. اكتب العنصر الأول في السلسلة الموجودة في الخلية. هنا ، سندخل شهر يناير.
2. مع تحديد الخلية ، حرك المؤشر إلى الزاوية اليمنى السفلية حتى ترى ملف مقبض التعبئة (علامة زائد سوداء) تظهر.
3. امسك... ك زر الفأرة الأيسر واسحب من خلال الخلايا المتبقية في العمود لتعبئتها تلقائيًا. ستلاحظ أثناء السحب ، مربعًا صغيرًا يعرض البيانات التي سيتم وضعها في كل خلية.
4. حرر الماوس عند الانتهاء.

ملء هذا النوع من السلاسل النصية هو في الأساس باستخدام قائمة في Excel; سواء كانت قائمة الأشهر في السنة أو أيام الأسبوع. ولكن في Excel ، يمكنك أيضًا إنشاء قوائم مخصصة وملءها تلقائيًا. هذا مفيد إذا قمت بإدخال نفس العناصر مرات ومرات في الأوراق الخاصة بك. يمكن أن تكون قائمة بالمنتجات أو الألوان أو حتى الأشخاص.

إذا كانت لديك قوائم مخصصة تم إعدادها في Excel ، فاستخدم نفس خطوات الملء التلقائي أعلاه ، ويجب التعرف على قائمتك وتعبئتها بشكل صحيح أثناء السحب.

الملء التلقائي لسلسلة التاريخ

تحتوي العديد من جداول البيانات على تواريخ وإذا كنت تقوم بإدراج تواريخ المهام اليومية ، على سبيل المثال ، يمكن لبرنامج Excel المساعدة في إنجاز المهمة.

1. أدخل التاريخ الأول في الخلية.
2. حدد الخلية وانقل المؤشر إلى الزاوية حتى ملف مقبض التعبئة.
3. امسك... ك زر الفأرة الايسر، واسحب خلال الخلايا المتبقية ، ثم حرر عند الانتهاء.

ستلاحظ أن برنامج Excel يعرف زيادة الرقم الأوسط للتاريخ ، وليس الرقم الأخير للعام. ويمكنك استخدام نفس الخطوات للرجوع للخلف في الوقت المناسب عن طريق السحب لأعلى أو لليسار ، اعتمادًا على كيفية تخطيط الورقة. يعرف Excel كيفية التعامل مع التواريخ ويتوافق.

الملء التلقائي لسلسلة منقوشة

يمكنك بالفعل أن ترى أن Excel هو أداة ذكية. لذلك عندما يتعلق الأمر باستخدام الملء التلقائي لسلسلة ، يمكنها التعرف على الأنماط في سلسلة. لنفترض أن لديك مبالغ بالدولار تزيد بمقدار 50 دولارًا لتتبع المدخرات.

1. أضف المبلغين الأولين في السلسلة حتى يتمكن Excel من اكتشاف النمط.
2. مع تحديد كلتا الخليتين ، حرك المؤشر إلى الزاوية حتى ملف مقبض التعبئة.
3. امسك... ك زر الفأرة الايسر واسحب خلال الخلايا المتبقية ، وتحرر عند الانتهاء.

يعيدنا مثال آخر لسلسلة ممزقة إلى التواريخ. لنفترض أنك تريد ملء التواريخ في عمود يمثل الأول من كل شهر.

1. أضف التاريخين الأولين في السلسلة لبرنامج Excel لاكتشافه كنمط.
2. مع تحديد كلتا الخليتين ، حرك المؤشر إلى الزاوية حتى ملف مقبض التعبئة.
3. امسك... ك زر الفأرة الايسر واسحب خلال الخلايا المتبقية ، وتحرر عند الانتهاء.

صيغ الملء التلقائي

اذا أنت استخدام الصيغ البسيطة في Excel مثل المجموع أو المتوسط ​​أو الحد الأقصى أو الحد الأدنى ، يمكن أن يكون الملء التلقائي مفيدًا لهؤلاء أيضًا. ربما لديك جدول بيانات يحتوي على أعمدة من الأرقام أو العملات وتريد جمعها في أسفل كل منها. هذا هو الوقت المثالي لاستخدام التدوين الآلي.

1. حدد الخلية الأولى تحتوي على الصيغة.
2. حرك المؤشر لعرض ملف مقبض التعبئة.
3. امسك... ك زر الفأرة الايسر، واسحب عبر الخلايا المجاورة ، ثم حرر.

كما ترى في لقطة الشاشة أدناه ، قمنا بنسخ الصيغة في الخلايا إلى اليمين في نفس الصف وتم نسخها بشكل صحيح!

تنسيق الملء التلقائي

ميزة أخرى ملائمة للملء التلقائي في Excel هي القدرة على تعبئة التنسيق. ربما تم تنسيق الخلايا الموجودة في جدول البيانات بطريقة معينة وتريد نقل هذا التنسيق إلى الخلايا المجاورة.

1. حدد الخلية بالتنسيق الذي تريد نسخه.
2. حرك المؤشر إلى الزاوية حتى ترى ملف مقبض التعبئة.
3. هذه المرة عقد الخاص بك أضغط على زر الماوس الايمن واسحب عبر الخلايا حيث تريد تطبيق التنسيق.
4. حرر الزر وستظهر قائمة مختصرة.
5. أختر تعبئة التنسيق فقط.

يجب أن ترى هذه الخلايا تتحول على الفور إلى التنسيق المنسوخ.

قد تلاحظ في هذه القائمة المختصرة خيار تنسيق آخر: املأ بدون تنسيق. يعد هذا خيارًا مناسبًا إذا كنت تريد الملء التلقائي للبيانات من الخلايا ولكن قم بذلك دون نسخ التنسيق. لذا ، تأكد من وضع هذا في الاعتبار وتحقق من ذلك برنامجنا التعليمي للتنسيق الشرطي في Excel لمزيد من الطرق لتطبيق التنسيق.

يعد الملء التلقائي في Excel بمثابة توفير بسيط للوقت

عندما يتعلق الأمر بإدخال البيانات في جدول بيانات Excel ، فإن أي طريقة يمكنك من خلالها إنقاذ نفسك من تلك المهمة الشاقة لا تقدر بثمن. هذا هو السبب في أن الملء التلقائي في Excel ميزة رائعة!

دعنا نعرف اذا كان يعمل من اجلك يمكنك أن تضربنا تويتر أو موقع التواصل الاجتماعي الفيسبوك بأفكارك.

المراجعات

ما هو رأس المال الشخصي؟ مراجعة 2019 بما في ذلك كيف نستخدمها لإدارة الأموال

سواء كنت تبدأ بالاستثمار أو كنت تاجرًا متمرسًا ، فإن رأس المال الشخصي لديه شيء للجميع. وإليك نظرة على ...